Cycle de vie des processus, audit des processus, cartographie des processus

Quelles sont les opportunités de convaincre le jury offertes par l'explicitation écrite de vos processus ? Comment relier au diplôme ?

La VAE est avant tout un exercice d'expression écrite, car le candidat n'est pas audité en situation de travail. Les mots-clés de la VAE sont donc à réfléchir et à exploiter pour révéler le contenu, le niveau ses acquis ainsi que la cohérence avec le diplôme visé. Il s'agit de savoir rendre compte par écrit de l'enchaînement logique de vos tâches et de les relier habilement au diplôme.

Ces définitions et mots-outils sont indispensables pour créer les opportunités d'exprimer ses acquis, comprendre la logique de la VAE, interroger ses situations de travail, rédiger le livret (dossier) de validation.

Les méthodes pour construire un argumentaire sont similaires quel que soit le type de diplôme visé (sciences, droit, technologie, finance, sciences humaines et sociales, santé, sport,…).
En cela la procédure est modélisable.

Il intègre les aléas rencontrés. C'est un ensemble d'opérations successives répondant à un schéma préétabli et organisé en vue d'un résultat déterminé. Mode de fonctionnement.

Exemples :
un processus de conception / d'innovation, d'agrément à une norme, de développement, de pilotage, de formation, de réalisation, de production / fabrication industrielle, de traitement de données, de validation, de mise en service, d'utilisation, de support,...
La notion de cartographie de processus est très utile aux candidats à la VAE pour exprimer ses compétences, connaissances et responsabilité à chaque étape (ou tâche ).

Le candidat à la validation des acquis pourra annexer à son dossier de validation des schémas représentant les processus (macroprocessus, mésoprocessus, microprocessus). Il distinguera le processus de conception, du processus de réalisation.

Téléchargez cet outil permettant de décrire vos processus de travail.
Un processus est vivant. Il permet à des personnes travaillant différemment d’atteindre des objectifs communs.

Dès qu'il est pertinent de le faire, le candidat concevra des schémas (ou cartes heuristiques) de macro ou des micro processus. Il situera clairement ses responsabilités .
Les Principes désignent les relations de cause à effet dans un processus (pourquoi et dans quelles conditions).

Devez-vous cartographier les processus métier ? Pour faire apparaitre quoi ? Pour documenter quoi ? Pour améliorer quoi ? Diagnostiquer quoi ? Enseigner quoi ? Evaluer et contrôler quoi ? Pour coordonner quoi ? Pour prévoir quoi ? Pour traduire en code quoi ?

La rédaction du dossier VAE peut se confondre avec un rapport d'audit du cycle de vie de vos processus et sous-processus associés à chaque bloc de compétences du diplôme.

Nous conseillons de CRÉER DES CARTES HEURISTIQUES (mind mapping, cartographie) du cycle de vie des processus pour éviter d'omettre des étapes importantes révélatrices d'incompétences.

Le candidat à la VAE (notamment au niveau universitaire) pourra structurer ses écrits en fonction de l'expression de ses responsabilités à chaque étape des processus, des métiers, pour révéler l'étendu et le niveau de ses acquis.

• Audit analytique des processus existants (internes et/ou externes) à vos prises de fonction par exemple, leur objet en lien avec le diplôme, leurs objectifs , leur portée (les limites de l'audit), le cadre légal, définition des cibles, l'étude des interactions à envisager avec les parties prenantes. Prise en compte des contextes.
• Identification des principes, méthodes d'audit, définition des outils et méthodes d' évaluation et de contrôle , identification et prévention des risques et contraintes associés, évaluation de la complexité
• Rédaction du référentiel d'audit, méthodologie , procédure, moyens associés, précautions à prendre
• Plan de communication associé aux audits, réponse aux objections. Identification des interlocuteurs. Définition des relations auditeur / audité
• Définition du plan prévisionnel de travail. Structuration, planification du travail, coordination, "qui fait quoi", validation des flux d'information
• Définition des documentations et sources, étude du (revue de documents) contexte, constats in situ, interviews, sondage, simulation, observations diverses, études comparatives. Collecte, contrôle et analyse des données et documents probants.
• Suivi de réalisation. Constats liminaires, identification des écarts/déviations, puis approfondissements. Assurer la cohésion d'ensemble du travail.
• Rédaction d'un rapport d'étonnements.
• Conception, renseignement, exploitation des outils de contrôle et d'évaluation associés. Analyse approfondie des données. Contradictoire.
• Identification et mesure des lacunes, dysfonctionnements. Calculs afférents. Alerter
• Recherche, conception, test des préconisations correctives
• Revue croisée des audits
• Rédaction du rapport d'audit
  
• Recherche des solutions possibles et validation après tests
  
• Mise en œuvre du plan correctif, définition et chiffrage des moyens à mobiliser, planification
  
• Monitoring des solutions et suivi de réalisation des préconisations
• Partage des connaissances et REX, étude des retours sur investissement
• Actualisation du plan de prévention
• Liens avec chaque attente du diplôme. Recul critique en lien avec les objectifs initiaux et les risques.



• Une procédure n'est pas un processus (mais elle peut s'inscrire dans un processus). C'est un ensemble des règles (comme le respect d'un ordre précis), de démarches, de formalités devant être rigoureusement observées. Comme un processus, la procédure est modèle préétabli, uniformisé, pour réaliser une action précise : une procédure VAE, de licenciement, de conciliation, de sauvegarde, de redressement judiciaire, de liquidation. Cependant, les aléas ne sont pas intégrés. Annexez les fiches de procédure que vous rédigez, commentez-les.
• La procédure est codifiée. Elle a déjà été validée. Elle est similaire à une méthode . Elle permet à des personnes différentes de travailler de la même manière. Elle devient un savoir communicable.
• Un protocole est un ensemble cohérent de règles, d'objectifs, de bonnes pratiques, de mesures, de ressources, d'outils, de vocabulaire et de méthodes adapté à une activité, à la conception de tests , à la réalisation d' évaluations , etc.
  Les protocoles expérimentaux permettent de passer méthodiquement d'expérience en expérience.
  Quels sont ces règles, objectifs, bonnes pratiques, mesures, ressources, outils, éléments de vocabulaire et méthodes ?

Quelques questions susceptibles d'interroger et d'approfondir l'expression écrite de vos compétences à chaque étape d'un processus. Restez dans le champ du diplôme visé :

• Quels acquis d'expérience résultent de vos études, contrôles des processus ?
• Vous appliquez, ou faites appliquer les bases juridiques des contrôles et des évaluations. Quelles sont-elles ? Quelles relations avec le diplôme ?
• Quelle est votre déontologie associée à vos méthodologies d'audit ? La faites-vous appliquer ?
• Quelle est votre participation au management des processus ? Vous mettez en cohérence l'organisation globale de l'entreprise avec le management des processus. Définissez-vous les interfaces entre les processus ?
• Quelle est la cohérence entre l'organisation globale de votre structure ou de votre service et le management des processus ? Etes-vous en charge de la définition et de la mise en œuvre de cette cohérence ?
• Quels processus cartographiez-vous ? Comment opérez-vous ? Quelles parties de processus optimisez-vous ?
• Vos acquis sont associés à quels processus ? Quelles sont les relations entre vos processus et blocs de compétences du diplôme visé ?
• Quelle était la situation interne et externe à vos prises de fonction ? Quel audit de "métier" avez-vous piloté ? Selon quelle méthode ? Pour quels résultats ?
• Quel processus (macro ou micro) devez-vous comprendre, décrire, maintenir à jour, améliorer ? Cartographiez-vous les processus ? Créez-vous une nomenclature ? Quels sont les composants des processus ? Vous pouvez annexer le schéma WBS des processus. Commentez.
• Vous décrivez l'automatisation de processus selon l'ISO 19439
• Quelles sont les données ou éléments d'entrée du processus (ou de la procédure) ? Les données ou éléments de sortie ? Quelles sont les ressources ? Quels sont les indicateurs de performance ? Quelle est la finalité du processus ? Sont-ils réversibles ? Comment savez-vous que les processus décrits permettent d'atteindre les objectifs ?
• Quels outils de suivi, de contrôle et d 'évaluation mettez-vous en place à chaque étape du processus ? De la procédure ?
• Participez-vous à des projets d'automatisation de processus ? Les modélisez-vous (PDCA) ? Explicitez.
• Décrivez-vous les interactions entre les processus ? Définissez-vous les modalités d'interaction entre les processus ?
• Comment mettez-vous en cohérence les processus ?
• Quelle est votre participation à la décomposition des processus en éléments de base pour établir les relations entre chaque sous-processus ?
• Quelles sont ces valeurs ajoutées ? Quelles sont les relations entre chaque processus ? Voir Norme . Qu'est-ce que le processus favorise ? Nécessite ?
• Comment les processus s'organisent-ils entre eux ? Qui est concerné ? Que garantissent-ils (quel résultat) ? Que nécessitent-ils ? Comment les formalisez-vous ? Quand s'appliquent-ils (dans quelle situation à risque par exemple ) ? Quelle est la durée ? Quand prennent-elles fin ? Expliquez.
• Bornez -vous les processus ? Définissez -vous leur début et leur fin ?
• Quels sont les cycles de validation des processus ?
• Avez-vous déjà mesuré les perfomances des processus ? Comment ? Quelles variables critiques étudiez-vous pour optimiser les processus (plan d'expérience) ?
• Avez-vous déjà analysé des processus ? Simplifié, standardisé certains processus ? Complexifié des processus ? Documenté les processus ? Expliquez. Comment analysez-vous les gains de productivité ?
• Quels référentiels des processus consultez-vous ? Participez-vous à leur rédaction ? Documentez-vous les processus ?
• Définissez-vous le business model d'un macro processus ? Explicitez.
• Concevez-vous des schémas de processus ? Lesquels ? Quels sont vos outils de modélisation ? Quelles règles suivez-vous ? Renseignez-vous, actualisez-vous un manuel des processus ? La rédaction des manuel de processus permet de maitriser quelles pratiques, méthodes, normes ? Rédigez-vous un référentiel descriptif (si oui, annexez à votre dossier) ?
• Quels sont vos outils de management des processus ? Quel outil de maitrise statistique des processus mettez-vous en œuvre ? Annexez à votre dossier.
• Comment gérez-vous les processus qui ne créent pas de valeur ?
• Calculez-vous le cout des processus (méthodes ABC, ABB et ABM) ? Les comparez-vous à ceux de la concurrence ?
• Mettez-vous en œuvre le TQM (Total Quality Management) ? La TPM (Total Productive Maintenance) ? Explicitez.
• Comment mesurez-vous l'efficacité des processus ?