Glossaire VAE :
Gestion de projet

Quelles opportunités d'expression écrite de vos expériences offrent votre intervention à chaque étape d'un projet ? Comment relier au diplôme ?

Ces définitions et mots-outils sont indispensables pour créer les prétextes d'exprimer ses acquis, comprendre la logique de la VAE, interroger ses situations de travail, rédiger le livret (dossier) de validation.

La VAE est avant tout un exercice d'expression écrite, car le candidat n'est pas audité en situation de travail. Chaque mot ou concept est donc à réfléchir pour révéler ses acquis. Expliciter ses champs de responsabilité à chaque étape MOA et/ou MOE de la gestion de projet est très révélateur des compétences pour un jury de validation

Les thématiques à étudier sont similaires quel que soit le type de diplôme visé (sciences, droit, technologie, finance, sciences humaines et sociales, santé, sport,…).
En cela la procédure est modélisable.

La dominante de vos acquis d'expérience est en relation avec la gestion de projet (de toute nature), VAE GUIDE PRATIQUE vous oriente vers des diplômes bac+2, bac+3, bac+4, bac+5 ou au-delà.

Adressez-nous un CV explicite et nous vous orienterons et conseillerons. Précisez vos champs de responsabilité au niveau stratégique et opérationnel, au niveau MOA et MOE, vos productions écrites et vos cibles.
Dans un second temps, nous pouvons vous accompagner avant et pendant la rédaction de votre mémoire VAE .

En cohérence avec un diagnostic , le projet a pour finalités d'assurer la coordination des acteurs et des activités dans un but d'efficacité et de rentabilité pour construire méthodiquement et progressivement une réalité à venir. Le projet respecte des objectifs clairement identifiés, pour une durée déterminée et dans le respect de coûts préétablis. Existe des projets "ouvrages d'art", des projets "organisationnels", comme le projet de changer le plan comptable, et des projets "produits" réalisables en série. Développez ICI.

La gestion de projet comme prétexte pour exprimer et structurer l'expression de ses acquis d'expérience

Après avoir décrit son entreprise et son unité de travail , le candidat visant une licence, un master, un titre d'ingénieur, un MBA... peut structurer son mémoire de validation en s'appuyant sur les étapes de la gestion (ingénierie) d'un projet ou de la gestion d'un problème . Ce cadre simplifiera l'interprétation du jury et facilitera la vérification du degré d'intégration des connaissances nécessaires pour mener à bien le projet.

Le glissement progressif de la phase de réflexion vers la phase de la réalisation doit structurer l'expression de vos acquis lors de la rédaction de votre dossier de validation.

Plan et cycle vie du projet. les principales étapes - Comprendre, Connaitre :

Réflexion sur les nécessités et intérêts du projet. Analyse de l'existant. Etat des lieux.

• Quelle est la typologie du projet, du changement, de l'investissement ? Quel est son environnement ?
• Evaluez -vous, suivez-vous dans le temps l'évolution de la pertinence des projets ? Comment ?
• Quel est le modèle économique associé ?
• Analysez-vous la cohérence des projets entre eux ? Leurs interdépendances via une matrice d'analyse des dépendances ?
• Evaluez -vous, suivez-vous dans le temps l'évolution de la pertinence des projets ? Comment ?
• Quelle était la situation avant le projet (l'origine du besoin de changement ) ? Quels étaient les liens avec d'autres projets ? Quels sont les liens entre ce projet et la stratégie de votre Organisation ? Quelles sont les conditions de lancement ? Ce projet devait résoudre quel problème ? Le projet correspond à quels besoins, quelles attentes ? Donnera-t-il des avantages concurrentiels porteurs ? Comment le savez-vous ?
  Quels étaient vos constats ? Quel fut votre bilan critique à ce niveau ?
• Quels méthodologie et outil de gestion de projet envisagez-vous ? Justifiez votre choix.
• Qu'est-ce qui n'était pas calé au départ du projet ? Comment avez-vous géré les incertitudes ? Comment validez-vous l'expression des besoins ?
• Quelle continuité existe-t-il avec les projets antérieurs ?
• Comment s'effectua le lancement du projet ?

L'avant-projet - Phase d'émergence, de définition , de programmation - Orienter, Développer, Prévoir :

Annexez un schéma synthétisant l'architecture du projet. Situez votre rôle à chaque étape.

Définition des visions stratégique, fonctionnelle, procédurale, technologique, commerciale. Définition du projet, de sa nature, son bien-fondé.

• Nomination d'un directeur de projet, d'un coordinateur - Définition des partenariats
• Brainstorming - Formalisation des idées, la vision - Etudes de contexte préalable, explicitation, analyse des stratégies , des objectifs , les enjeux , les caractéristiques - Définition des objectifs stratégiques - Conception d'un arbre d'objectifs.
• Les études (étude d'opportunité, des exigences, des besoins internes et externes...), analyse du contexte . Etude de la situation présente, Interviews.
• Définition des cibles (utilisateurs...), identification des attentes (relations avec les utilisateurs, avec les clients, les fournisseurs), des services à fournir.
• Première formalisation de l'expression des exigences et des besoins. Positionnement. Délimitation du champ d'action, du périmètre. Définition des compétences à mobiliser. Définition des performances à atteindre.
• Rédaction des notes de cadrage (stratégique, fonctionnelle, technologique, juridique, budgétaire, organisationnelle) et validation.
• Définition et analyse des spécifications fonctionnelles et non fonctionnelles.
• Etudes de faisabilité légale, normative, technique, économique...
• Business plan. économique (prévisionnels, calcul des coûts directs et indirects, marge), plan de provisionnement, d'impact, technique, organisationnelle, temporelle. Autorisations administratives.
• Identification et cotation des risques . Recherche des réponses aux risques. Plan de prévention et d'assurance.
• Evaluation des répercussions (étude d'impact a priori).
• Identification, sélection et caractérisation des parties prenantes (matrice des parties prenantes)
• Consultation des maîtres d'œuvre. Premières estimations des ressources humaines, financières, matérielles, des principales étapes, des délais et des retours sur investissement (VAN et TRI en contexte incertain). Estimation de la durée, étude des marges critiques.
• Etude, Documentation, Collecte de données diverses - Expérimentation de scénarii (simulation) permettant d'évaluer les risques, repérer et mesurer les contraintes . Première évaluation des coûts.
• Phase d'approfondissement des besoins/exigences, ressources nécessaires à la maitrise du projet. Conception d'une analyse fonctionnelle et d'études techniques. Contact avec des prestataires extérieurs.
  
• Réalisation de prototypes, de maquettes, de préseries. Etude de conception. Démonstration en environnement opérationnel.
• Rédaction de la charte du projet et des cahiers des charges (produits, projets, qualité, de commande,...) et des spécifications techniques, d'un dossier de conception, de manuels utilisateurs, de documents contractuels permettant de lancer le projet. Formalisation de tous les éléments administratifs, financiers et organisationnels. Choix d'un mode de chiffrage.
• Définition des livrables et définition des conditions de livraison par rapport aux besoins prédéfinis. Négociation , Plan de sélection des parties prenantes.
• Allotisssement.
• Conception de budgets prévisionnels (fonctionnement, achat, investissement, approvisionnements...), plan de trésorerie. Recherche de financement. Montage financier, Plan de financement (court/moyen terme). Partenariat avec des investisseurs. Validation du seuil de rentabilité. Calcul du fond de roulement et évaluation de son évolution dans le temps. Affectation budgétaire, répartition...). Conception des dispositifs de contrôle de gestion.
• Recensement (annuaire) des intervenants. Recrutement. Validation des sous-traitants, les fournisseurs. Contractualisation.
• Description des processus métiers (SIPOC), du plan de coordination entre les métiers.
• Validation des travaux livrables.
• Conception du plan de continuité d'activité durant le projet.

Engagement et Déploiement des plans d'action - Initialiser, Planifier, Mettre en route, Déployer, Réaliser, Fabriquer, Concrétiser - Structurer, Définir le mode de fonctionnement - Piloter la Production et l'Exploitation, Soutenir :

• Définitions des fonctions , périmètres, découpages, ordonnancement, limites des missions.
• Validation des modalités, des méthodes (cascade, agile...) et des règles de fonctionnement. Assigner un objectif à chaque structure et à chaque activité. Assurer la traçabilité des exigences.
• Identification, définition et répartition des rôles et des charges (méthode RACI). Communiquer pour donner du sens , motiver . Organiser la communication entre les intervenants.
• Validation du chemin critique (PERT). Validation .des recettes. Repérage des points clés de décision et de validation .
• Mise en place des structures (organisation, contrôle, production...)
• Après affectation, création des outils de gestion des ressources, de suivi budgétaire, de contrôle (DMAIC).
• Validation d'un calendrier (planning opérationnel, scénarios d'avancement, planification des livrables) et de tableau de bord de pilotage. Exploitation du cahier des charges.
• Mise en œuvre d'un plan de production, des processus associés , découpage (WBS), des normes de fabrication - Planification graduelle, coordination de chaque étape.
• Pose de jalons permettant de suivre et de mesurer l'avancée du projet.
• Organisation des flux d'information (avec et entre les contacts internes et externes ), des flux logistiques, de la documentation projet.
• Mise en œuvre de procédures qualité .
• Mise en œuvre du plan d'approvisionnement, des achats. Contrôle et gestion des stocks aval et amont. Entreposage.
• Définition des données nécessaires au renseignement et analyse des documents de suivi d'avancement (dossiers de contrôle...) de suivi des ressources, de suivi de qualité. Mise.
• Mise en place d'outils de reporting et , les suivis et rapport. Mesures d'efficacité et d'efficience.
• Mise en œuvre des dispositifs de dialogue, d'échange
• Animation , régulation (partage, coopération, collaboration - scrum, planing des sprints).
• Plan de tests . Actions de correction. Rédaction du rapport de tests.
• Phases de qualification et procédure associée.
• Levée des réserves,vérification de conformité, des conditions de mise en service. Validation finale .
• Préparation de la livraison et livraison sur Site pilote. Démonstration - Conduite du changement (assage de l'ancien système au nouveau.) , Plan de formation
• Phase de livraison de la documentation projet, actualisée, indexuée et cataloguée
• Procédure d'homologation, Généralisation de la diffusion, Mise à disposition. Mise en production.
• Phases de surveillance après la mise en route du projet. Réalisation de dossiers d'ouvrages exécutés. Installation. Début d'exploitation. Etude de l'exploitation
• Phases de mise en œuvre des services après-vente
• Etude de satisfaction des attentes et besoins.
• Protection juridique de l'innovation.
• Conception et mise en place d'un plan de communication externe (plan de lancement, plan média, plan de diffusion), de promotion.

Sortie de projet, Bilan - Commercialiser, Entretenir, Pérenniser, Faire évoluer, Valoriser :

• Mise en œuvre du plan de reprise d'activité après le projet.
• Mise en œuvre du plan de commercialisation en aval du projet
• Clore les engagements contractualisés, les partenariats. Procès verbaux.
• Etude et exploitation des résultats (retours sur investissement ROI), Etude de l' impact réel - Documentation du projet - Retour d'expérience , Généralisation (transfert).
• Adapter le projet à d'autres domaines. Concevoir et mettre en œuvre un plan de commercialisation.
• Etude des réemplois - Etude des évolutions possibles - Développement (internationalisation...)
• Démontage. Recyclage. Tri. Destruction.
• Transmission des connaissances et préservation des savoir-faire - Assistance, Assurer le support technique - Pérenniser.
• Etude, rédaction d'un cahier d'entretien, mise en place d'actions de maintenance corrective et évolutive. Mise à jour de la documentation. Sauvegarde et archivage.
• Revue de direction, définition de nouveaux objectifs .

Quelques questions susceptibles d'interroger et d'approfondir l'expression écrite de vos compétences à chaque étape (MOA et MOE) d'une gestion de projet :

• Quels sont les données, informations, documents d'entrée ?
• Comment réunissez-vous les informations relatives à toutes les tâches se rapportant au projet (gestion de la documentation liée au projet) ? Menez-vous des interviews exploratoires ?
• Quels documents de travail produisez-vous (documents de sortie) ou consultez-vous lors de vos études/gestion de projet ? Annexez des pièces probantes à votre dossier de validation.

EXEMPLES DE DOCUMENTS PROBANTS (Restez en phase avec les attentes du diplôme visé si vous décidez d'annexer. Eventuellement, commentez la pièce annexée pour situer votre rôle dans sa conception) :

Charte et plan de projet - Lettre d'intention - Protocole d'accord, contrat, minutes - Comptes rendus de délibération - Matrice des responsabilités - Lettre de mission - Mandats - Documentation fournisseurs et clients - Rapport d'Audit, Etudes et enquêtes préalables (opportunité, d'intérêt, faisabilité, prospective...) et autres études détaillées (services, outils, produits...) - Dossier de consultation - Les notes de cadrage - Le(s) cahier(s) des charges (dossier informatif, juridique, technique...) et les recommandations - Traces écrites des hypothèses, motifs des choix - Plans et schémas - Dossier technique - Cahier de laboratoire - Diagrammes et graphiques - Organigrammes - Fiche de poste - Le qui fait quoi ? - Fiche des méthodes - Nomenclature - Référentiel de contrôle interne et manuels de maitrise - Fiche de collecte des données - Guide des procédures ou référentiel de processus - Spécifications détaillées - Fiche de liaison - Système documentaire - Référentiel - Planning détaillé des tâches - Tableau d'emploi des ressources - Procès verbal - Organigramme WBS des activités et tâches - Structure de décomposition de l'assemblage du produit (ABS) - Structure de découpage du produit (PBS) - Les contrats et avenants - Rapports intermédiaires à chaque étape (rapports de conception) - Des comptes rendus de réunions - Les revues de projet - Les relevés de décision - Dossier de fabrication - Registres et fiches de reporting - Le journal de bord consignant les événements - Tableau de suivi de réalisation de chaque activité (dont suivi des livrables) - Diagramme de suivi des risques - Les prévisionnels (d'organisation, budgétaire...) - La structure de décomposition des coûts et le suivi comptable des budgets - Crédit documentaire - Les devis et factures - L'organigramme (RBS) et le suivi des ressources - Les protocoles et rapports de tests - Notes de calculs - Plans de recettes techniques, fonctionnelles - Le cahier de justification des solutions retenues - Les rapports de dysfonctionnement - Les fiches de suivi d'analyse et traitement des anomalies et des divergences - Liste et rapport de contrôles - Liste et rapport des risques - Statistiques, reporting, indicateurs - Les contrats partenaires, fournisseurs, clients - Le dossier récapitulatif des courriers émis / reçus - Manuel qualité (selon quelle norme ?) - Le tableau des critères et indicateurs qualité - Plan de communication - Rapport de fin de projet - Rapport d'analyses multi-dimentionnelles - Document de mise en service, Manuel d'utilisation, d'exploitation - Guide d'entretien (sens interviews) - Dossier de presse - Supports de formation - Documents de livraison - Cahier de maintenance - Procès-verbaux - Levées de réserves - les garanties.
Pour les Marchés Publics : les documents de Consultation des Entreprises - Questionnaire fournisseurs - Guide de réponses - Les pièces contractuelles - Le règlement de consultation - L'expression des besoins (qualité, quantité, délai et risques) - Acte d'engagement - Cahiers des clauses techniques et administratives particulières - Cahiers des clauses administratives et techniques générales - les bases de tarification, Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF), prix unitaires- Bases des données documentaires, plans et schémas - références normatives.

• Quel est votre rôle dans la définition des liens entre les composantes du projet (fonctions, produits, tâches) et les ressources identifiées ?
• Quelles normes en management de projet respectez-vous ? (ISO 10006, X50-115, 116,117, 118, X50-137, 138 ?)
• Comment avez-vous sélectionné le projet le plus rentable pour votre structure ? Qui a approuvé, appuyé le projet ?
• Définissez-vous (ou participez-vous) le périmètre du projet ? Qu'est-ce qui est hors projet ?
• Définissez-vous (ou participez-vous) à la définition du modèle économique lié au projet ?
• Votre projet ou lot de projet documente ou est en cohérence avec quels autres projets ?
• Quelles furent les autorisations administratives et légales indispensables à la mise en œuvre du projet ? Quelles équipes (comités) furent nommés ? Quelle était la cohérence entre les buts du projet et les moyens mis en œuvre ? Comment avez-vous estimé ces moyens ? Quels étaient vos outils de chiffrage ? Quelles furent leurs missions spécifiques ? Quels furent les résultats du projet ? Quelle fut sa rentabilité ? Quel fut son coût ? Les prêts furent-ils remboursés ? Qu'est-ce qu'il a modifié ? Qu'est-ce qu'il autorise ? Qu'est-ce qu'il supprime ? Qu'est-ce qu'il innove ? A quoi s'est-il heurté ? Quels furent les amendements au projet ? Comment protégez-vous juridiquement le projet ? Avez-vous externalisé des activités ?
• Participez-vous au comité stratégique ? De pilotage ? De coordination ? A des groupes de travail (lesquels) ? Sélectionnez-vous la source de financement du projet et les affectations budgétaires ?
• Quelle est votre participation à la définition de la méthodologie de projet ? En quoi la méthodologie est-elle peetinente ?
• Quelle est votre participation à la définition des besoins/exigences/ contraintes ?
• Quelle est votre participation à la définition/évaluation des faisabilités et cadrages associéss? A la détermination des conditions de faisabilité ?
• Quelle est votre participation à la définition (identification) des rôles des intervenants ?
• Quelle est votre participation à la stratégie d'ordonnancement du projet ? A sa décomposition en lots de projet ?
• Quelle est votre participation à la création des outils de pilotage ? Annexez.
• Quelle est votre participation au management de la qualité associé au projet (ISO 10006) ?
• Quells outils de lean management exploitez-vous ?
• Quels sont les opposants au projet ? Quels sont leurs arguments ? Comment arbitrez-vous ?
• A quelles revues participez-vous (revue des exigences et besoins, de définition des objectifs, de qualification, du plan de développement, d'organisation, d'exploitation...) ? Mettez-vous en œuvre le DMAIC, le Six Sigma ? Comment organisez -vous le reporting ?
• De quelles autorisations aviez-vous besoins ? Que pouvez-vous autoriser ?
• Comment intégrez-vous le projet à l'existant ? Rédigez-vous un rapport d'intégration ?
• Concevez-vous le plan d'amortissement ? De provision ? Prévoyez-vous la fiscalité associée ?
• Quelles méthodes de simulation, quels tests de stress employez-vous ? Rédigez-vous des rapports de tests ?
• Décidez -vous des évolutions en cours de projet ? Analysez-vous les conséquences ? Comment surveillez-vous les effets de ces évolutions ?
• Comment vous assurez-vous que les parties prenantes sont en accord et satisfaites à chaque étape du projet ?
• Comment assurez-vous que les flux d'information (entrée et sortie) soient en cohérence avec chaque étape du projet ?
• Quels furent les temps forts du projet ? Quels furent les facteurs clés de la réussite (réussite partielle) du projet ? Expliquez. Comment mesurez-vous la réussite ?
• Quelle est votre participation à l'identification et à la mesure des risques projet ? Quels sont-ils ? Comment les évaluez-vous ? Les mitigez-vous ?
• Comment gérez-vous les modifications sur le projet en phase de réalisation ? Racontez. Comment avez-vous fixé les délais d'étude, de réalisation, d'approvisionnement, de livraison,... ?
• Avez-vous fait évoluer l' organisation projet au cours son cycle de vie ? Explicitez, justifiez. Comment avez-vous intégré le projet dans la culture d'entreprise ?
• Quels furent vos indicateurs de performance des couts ? De performance de la planification ? Indices de performance à accomplir ?
• Quels furent vos retours d'expérience (ce qu'il faut répéter, ce qu'il faut créer, ce qu'il faut ajouter ou ôter) ? Réutilisez-vous les données d'anciens projets ? Donnez un exemple.
• Quelles sont les suites prévues ?
• Votre longue expérience de la gestion de projet fournit quelle base de référence, quels retours d'expérience exploitables ?
• Répondez-vous, lancez-vous, à des appels (publics et privés) à projets ? Explicitez votre rôle à chaque étape de la procédure.