
Questionnement :
Organisation
Prouver votre sens de la méthode, vos capacités à anticiper, à prévoir, à incrémenter, à piloter et coordonner les tâches et équipes. Génie des procédés, recette, diagramme des flux
Mots-clés
Gestion du temps, coordination (métiers, équipes, flux d'information), plan, ordonnancement, méthodologie
Un
accompagnement
sans questionnement d'élucidation des compétences n'existe pas.
Ce protocole de questions d'élucidation des compétences mobilisées pour organiser, planifier, coordonner, respecter des procédures s'adapte à de nombreux diplômes jusqu'au niveau bac+2 voire 3.
Créez votre rapport à ce questionnaire-outil destiné à faire émerger des souvenirs illustrant les
acquis nés de vos expériences, à révéler l'arrière-plan (le contexte) des situations de travail et vos
opérations mentales. Ce qui importe n'est pas la quantité d'information transmise, mais la perspicacité par rapport au diplôme visé.
Il n'y a pas forcément de mauvaises réponses, mais des réponses "à côté" ou incomplètes.
Sachez exploiter les questions de l'organisme valideur au niveau de complexité requis.
Votre travail d'auto-information fait, rédigez, puis
synthétisez
vos écrits.
A partir du niveau bac+3, nos
accompagnateurs
conçoivent des
outils
plus précis.
Rappelons que plus de 14000 diplômes supérieurs sont accessibles par validation des acquis. PLUS LE NIVEAU DU DIPLÔME EST ÉLEVÉ PLUS VOTRE INFLUENCE SUR L'ORGANISATION EST STRATÉGIQUE.
1. Décrivez comment vous vous organisez pour réaliser cette activité
Quelles compétences implicites se cachent derrière vos capacités à organiser (articulation entre
chaque tâche et animation d'
équipe
) ?
Nous conseillons de commencer la rédaction des fiches "activité" par cette question. Soyez
raccord avec la demande "
Décrivez cette activité
"
La maitrise des règles et des méthodes d'
organisation
résultent aussi d'un savoir-faire issu de l'expérience.
Les compétences procédurales peuvent être automatisées, invisibles (implicites) et peuvent soit avoir
perdu leur justification théorique ou soit être construites au fur et à mesure du déroulement de
l'action. En conséquence, elles ne sont pas verbalisables aisément.
Resituez les tâches dans leur contexte (dans un système) et les étapes successives dans le temps.
Justifiez la distribution des
tâches
et leur synchronisation. Citez les principaux
facteurs déterminants et influents
et tentez de montrer que vos routines de travail ne sont pas figées.
Décrivez les journées (ou périodes) clés. Etudiez votre organisation avant la réalisation (vos
anticipations
, l'organisation prévisionnelle), pendant (phases du
plan
) et après (
retour d'expérience
).
ATTENTION, le jury souhaite lire une description schématique associée à votre réflexion et à la
construction du
sens
. En conséquence, explicitez la chaine logique de vos interventions et exprimez les combinaisons
entre action et réflexion.
Expliciter l'enchainement logique de vos actes et ce à partir de quoi vous organisez
rationnellement démontrent votre
efficience
, vos capacités à créer des
plans d'étude
, des
plans d'action
.
Cette question est aussi une opportunité pour montrer vos capacités à
gérer le temps
(à court, moyen et long terme), les
ressources
, les
projets
, les relations et tenant compte des
objectifs
variables et des
circonstances
.
Questions génériques : Quelles sont vos principales
méthodologies
? Quelles sont les principales questions que vous devez-vous poser pour organiser ?
Anticiper ? Synchroniser ? Coordonner ? Planifier ? Prioriser ?
Rédigez-vous des modes opératoires ? Si oui, annexez et donnez du sens.
Reliez la description de votre organisation de vos activités (c'est-à-dire l'ensemble des fiches
A) à la question,
quelle place occupez-vous dans cette unité de travail ?
Veillez à être raccord.
Réfléchir sur l'ordre, revient à réfléchir sur les facteurs de désorganisation de confusion.
Comment traitez-vous les
exceptions
?
- Pour certains diplômes les
principes
de fonctionnement peuvent être demandés
- Lors de votre prise de fonction, comment avez-vous appréhendé l'organisation existante (état des
lieux de l'organisation) ?
- Plusieurs modes d'organisation sont-ils prévus (enchaînement séquentiel, parallèle, simultané,
partagé, des tâches) ? Quel est le facteur influant de décision (un obstacle ou un prévisionnel par exemple) ? Justifiez. Comment gérez-vous les tâches
simultanées ?
- Le mode d'organisation ((matriciel, fonctionnel, divisionnel,...) est en cohérence avec
quelle
stratégie
? Quels principes ? Règles ? Quels
objectifs
?
- Qui informez-vous des modes d'organisation ?
-
Définissez
-vous la logique de votre fonctionnement ? Explicitez-la.
- Définissez-vous le mode d'articulation entre chaque tâche ?
- Que devez-vous maitriser pour réguler ? Pour éviter les ruptures de la chaine des tâches ?
- Déterminez-vous qui supplée qui ?
- Vos méthodes organisationnelles sont-elles définies dans un cahier des charges ? Pouvez-vous les
faire évoluer ? A la suite de quelles études ? De quelles prises d'information ? De quels constats ?
-
Plusieurs types (scénarios) d'organisation sont-ils possibles ? Différentes sortes d'intervention ? Les
sélectionnez-vous ? En fonction de quoi ? De qui ?
- Comment prenez-vous en compte les éléments
d'information
? Obéissez-vous à des exigences méthodologiques ? Lesquelles ?
- Quelles sont les tâches successives, convergentes et simultanées ? Définissez-vous l'ordre de
réalisation ?
- Modélisez-vous les processus ? Annexez un schéma, situez votre rôle.
- Vous arrive-t-il de combiner plusieurs tâches de nature différentes ?
- Votre organisation (démarche) a-t-elle évolué au fil du temps ? Sous l'influence de quels facteurs
? Expliquez et montrez votre adaptation.
- Qu'elle est la place de la
prévision
dans votre organisation ?
- La production est-elle à flux poussé ? A flux tiré ?
- A quoi votre organisation s'adapte ? De quoi ou de qui dépend-elle ? Qu'est-ce qu'elle garantit,
facilite, simplifie ? Elle contraint à quoi ? Montrez la cohérence et la pertinence de cette
organisation et les
valeurs
ajoutées de votre organisation.
- Quelles sont les
contraintes
d'enchainement entre chaque tâche ?
- Vous consulte-t-on pour avoir votre avis en matière d'organisation ? Explicitez.
- Quels pièges, quelles erreurs, votre organisation permet-elle d'éviter ?
- Quel est le volume de temps consacré à l'organisation de cette activité ?
- Vous planifiez vos tâches selon quelle plage de temps (au jour le jour, par semaine, par mois...) ?
Que faites-vous quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, annuellement ? Justifiez.
Vous pouvez décrire succinctement comment vous organisez votre espace de travail si
le diplôme l'exige.
- Comment développez-vous les capacités organisationnelles ?
• Situez :
Vous pouvez partir de votre emploi du temps pour cette activité (en situation normale d'exercice).
Etudiez l'évolution de vos méthodes d'organisation. Justifiez-les.
Faites un plan pour structurer votre écrit. Annoncez ce plan au jury.
1. Sur quel modèle se fonde votre organisation
(la logique de l'organisation) ? Distinguez
Sur quel modèle se fonde votre organisation (la logique de l'organisation) ? Distinguez
les facteurs déterminants des facteurs influents.
- Quels sont les déterminants de votre organisation ?
- L'organisation est-elle contrainte par une règlementation ? Laquelle ?
- Votre organisation repose-t-elle sur la mise en commun de tâches indépendantes les unes des autres
? Décrivez.
- Votre organisation est-elle séquentielle ? (l'output d'une tâche devient l'input de la
suivante...). Votre organisation est-elle dépendante de la bonne exécution d'une suite de
tâches subordonnées les unes des autres ? Respectez-vous un ordre
chronologique
? Lequel ?
- Votre action sur une des tâches de l'activité modifie-t-elle les autres tâches ? Illustrez par un
exemple. Vous pouvez aussi montrez grâce à un schéma les mécanismes de coordination des tâches ;
explicitez l'interdépendance entre les tâches.
- Fixez-vous des jalons ? Donnez un exemple. Comment les tracez-vous ?.
- Fixez-vous des règles d'organisation ? De quelle nature ? Justifiez.
- Définissez-vous comment articuler chaque tâche ?
- Travail en flux continu (lean management), organisation bureaucratique : La division du travail
est-elle stricte ? Vos tâches sont-elles très spécialisées ? Les fonctions sont-elles très
hiérarchisées ? Les décisions sont-elles assumées par une seule personne ? Quelle est la place de la
standardisation des
processus
dans votre activité ?
Quelles sont les autorisations requises à chaque étape de votre organisation. A relier à la
question 17
- Organisation basée sur les relations humaines : Quelle est la place de
l'équipe
dans votre organisation ? Quelle est la place de la responsabilité de la personne ? Participez-vous
aux décisions ? Quelle place est donnée à l'investissement personnel ?
- La progression vers les
objectifs
se décline en quelles tâches ? Expliquez la logique.
- Planification calculée : Quels sont les outils d'aide à la décision
organisationnelle qui sont mis en place ? Décrivez-les. Que devez-vous calculer pour optimiser votre
gestion organisationnelle ? Comment faites-vous ? Participez-vous au reporting d'information pour
actualiser ces outils ? Utilisez-vous des moyens informatiques pour optimiser l'organisation ?
Décrivez et expliquez.
- Quelles sont les
informations
anticipatrices et rétrospectives liées à l'organisation de l'
action
? Quelles sont les informations nécessaires pour organiser l'
action
en cours ? A relier à la
question 25
- Comment répartissez-vous, segmentez-vous, les tâches ? Les efforts à accomplir ?
- Identifiez-vous le
temps
nécessaire à chaque tâche ? Définissez-vous le rythme du travail ? Explicitez succinctement et
justifiez.
- Quelles sont les tâches qui n'admettent aucun retard ?
- Organisez-vous les files d'attentes ? Selon quelles règles ?
- La concurrence facteur déterminant de l'organisation : La recherche du profit et de la performance
optimale est-elle le principe sur lequel repose l'organisation ?
La recherche de la concurrence entre les employés est-elle le principe sur lequel repose
l'organisation ? Décrivez, expliquez.
Quelle est la place de l'esprit de compétition dans votre organisation ? Comment faites-vous pour
atteindre et dépasser les objectifs ?
- Comment votre organisation devient-elle un avantage concurrentiel ?
- Devez-vous respecter certaines
normes
d'organisation (exemple : ISO 9001) ? Si oui lesquelles ? Décrivez les
processus
.
- Devez-vous respecter de strictes conditions d'exécution de travail (CET) ? Lesquelles ? Pourquoi
?
- Devez-vous respecter un manuel de procédures, d'utilisation ? Lequel ?
-
Définissez
-vous des méthodes (plans) d'organisation ? Lesquelles ?
- Participez-vous à l'
adaptation
des postes de travail ? Décrivez, justifiez.
- Préconisez-vous des
méthodologies
? Dans quel domaine ? Expliquez.
- En quoi l'articulation des processus de travail est-elle cohérente ?
- Construisez-vous des tableaux des antériorités ?(annexez)
Lien pour approdondir :
Site du CEDIP
- L'organisation et son fonctionnement.
- L'agent et son poste de travail
- Méthodes et outils
2. Quels sont les facteurs (critères ou variables) influant sur votre organisation ?
Montrez l'ordre
logique des actions dans le temps et la cohérence par rapport aux facteurs déterminants. En fonction
de quoi ou de qui vous organisez-vous ?
- Votre organisation est centrée sur
qui
? Sur quoi (besoins, attentes, exigences,...) ?
- Votre organisation est centrée autour de quels
objectifs
clés ? Autour de quelles
processus
clés ? De quelles
exigences
clés ? De quelles
performances
clés ? De quelles
informations
clés ? De quels
indicateurs
clés ?
- Ces variables changent selon quelle fréquence ? Comment êtes-vous informé des changements ?
- De qui, de quoi êtes-vous tributaire ?
- Comment vous réorganisez-vous en fonction du
nombre d'interlocuteurs
?
- Que devez-vous clarifier dans vos tâches pour bien vous organiser ?
- Quelle est l'influence de votre hiérarchie sur votre organisation ?
- Réalisez-vous cette activité selon un ordre prescrit ? Qui détermine l'ordre de traitement ? En
fonction de quoi ? Dans un temps prescrit ? Par qui ?
- Devez-vous respecter des règles d'antériorité (convergence, divergence,...) ?
- Votre organisation dépend de quelles échéances ? Quelle période de
temps
? Quels moments précis ?
- Votre organisation est-elle toujours la même ? Est-elle toujours effectuée dans les mêmes
conditions ? Selon la même
procédure
? Expliquez pourquoi ?
-
Que devez-vous faire habituellement et exceptionnellement ?
- Votre organisation est-elle conditionnelle ? A quoi est-elle associée ? Définissez les conditions
logiques de réalisation.
- Qui détermine les facteurs influant sur votre organisation ? Qu'est-ce qui influe sur la
répartition des tâches ? Quelle est cette répartition ?
- Comment ventilez-vous les différentes étapes de production (linéaire ou non linéaire) ?
- Comment visualisez-vous les dépendances entre chaque tâche ?
- Devez-vous respecter des engagements contractualisés ? Un cahier des charges ? Un référentiel de
processus/procédures
?
- Quelles sont les tâches qui varient simultanément en fonction l'une de l'autre ?
-
Quelles sont les tâches qui manifestent un lien de cause à effet (tâches
corrélées
) ?
- Quelles sont les tâches indépendantes l'une de l'autre ?
- Quels sont les moments clés et points clés essentiels pour votre organisation ? Expliquez.
- Devez-vous penser à plusieurs choses en même temps ? Lesquelles ? Justifiez.
- Que faites-vous pour éviter les interférences entre plusieurs tâches ?
- Quels sont les principaux
objectifs
de votre organisation ?
- Votre organisation change-t-elle en fonction de la variation des priorités ? Exemple
- Votre organisation est en cohérence avec quels objectifs ? Quelles problématiques ?
- Quelles sont les principales
problématiques
déterminantes pour votre organisation ?
- Qu'est-ce qui est au centre de vos préoccupations ? Vous vous organisez autour de quelles
priorités
? Qui fixe ces priorités ? Comment ?
- Quels sont les impacts des
contraintes
sur votre organisation ?
- Quels est l'impact de votre
déontologie
sur votre organisation ?
- Quelle est l'influence de la
méthode
employée sur votre organisation ? Faite le lien entre méthode et organisation.
- Quelle est l'influence de la gestion des informations sur votre organisation ? Comment
organisez-vous la circulation de l'information ? En relation avec la
question 25
- Quel est l'impact de la gestion financière sur votre organisation ? Sur le calcul des prix de
revient ?
- Quel est l'impact des limites budgétaires sur votre organisation ? Quel est l'impact des tarifs ?
Des coûts ?
- Quel est l'impact de la gestion des
risques
sur votre organisation ? Que devez-vous surveiller ?
- Quel est l'impact de la
gestion du temps
sur votre organisation ? Quand choisissez-vous de programmer vos actions ? Expliquez. Comment vous
réorganisez-vous en cas de délais très court ?
- Vous organisez-vous en temps réel (Dans des limites temporelles très précises, avec peu
temps de latence) ? Justifiez, problématisez.
- Quel est l'impact des
objectifs
fixés sur votre organisation ? Et inversement ?
- Quel est l'impact de votre organisation sur les
performances
? Comment le mesurez-vous ?
- Quel est l'impact du
stress
sur votre organisation ?
- Quels sont les impacts des incertitudes sur votre organisation ?
- Quel est l'impact de ce que vous devez
anticiper
sur votre organisation ?
- En quoi votre organisation favorise votre
adaptabilité
?
- Comment vous réorganisez-vous lorsqu'une personne nouvelle intègre l'équipe ?
- En quoi votre organisation facilite le
travail d'équipe
? En quoi les effectifs influent sur votre organisation ?
- Quel est l'impact de vos
qualités relationnelles
sur votre organisation ?
- En quoi votre organisation facilite votre
créativité
?
- En quoi la structure de travail influe sur votre organisation ?
- En quoi l'utilisation de tel ou tel outil influence votre organisation ?
- Quelles sont les influences des procédures de contrôle et d'évaluation sur votre organisation ?
- Quelle est l'influence des mesures de
sécurité
sur votre organisation ?
- Quelles est l'influence des impératifs de qualité sur votre organisation ? Quelles influences les
normes
et la
démarche qualité
ont sur votre organisation ?
- Quelles sont les influences de vos dépendances sur votre organisation ?
- Quel est l'impact de la conjoncture, des
circonstances
, des variations saisonnières, de l'actualité sur votre organisation ?
- Quelle est l'importance des variations de la demande du marché sur votre organisation ? Comment
vous adaptez-vous à de fortes variations de la demande ?
- Quelle est l'importance des variations de l'offre sur votre organisation ?
- Quelle est l'influence du court terme sur votre plan d'organisation ? Quelle est l'influence du
long terme ?
- Comment conciliez-vous les exigences organisationnelles à court, moyen et long terme ?
- Quelle est l'influence des variations de l'offre sur votre organisation ?
- Quelles sont vos
qualités personnelles
qui influent sur votre organisation ?
- Devez-vous être disponible immédiatement pour répondre aux demandes ?
- Existe-t-il des moments plus favorables que d'autres pour réaliser cette activité ? Si oui, quels
sont-ils ?
- Quels sont les facteurs les plus déterminants pour votre organisation ? En relation avec la
question 22
- Quelle est l'influence du lieu, de l'aménagement de l'espace sur votre organisation ? Comment
organisez-vous la circulation dans vos locaux (magasins) ? Justifiez.
• Décrivez vos méthodes d'organisation
Reprenez la liste de vos tâches établit en question 20.
- Montrez schématiquement, étape par étape, le déroulement chronologique de l'
activité
et décomposez-la dans le temps (jour J-10, J-5, J-1 jour J, jour J+1, J+10...). Ne retenez que les
étapes (journées-clés) importantes.
Rappelez les tâches que vous organisez en toute autonomie et commentez.
Montrez les avantages de vos méthodes d'organisation.
- Devez-vous respecter de strictes règles de conduite et d'organisation ? Devez-vous vous entrainer à cette discipline ? Décrivez et justifiez point par point cet entrainement.
- Proposez-vous des solutions d’organisation ? Concevez-vous, améliorez-vous, des processus de travail ? A partir de quelles spécifications ? Donnez un exemple.
- En quoi votre organisation permet-elle de respecter les coûts et les délais ? De maîtriser les technologies ? De gérer les ressources humaines ?
- Comment se justifie le déroulement chronologique des tâches ? Faites ressortir les relations entre chaque tâche. Les tâches sont-elles tributaires les unes des autres ?
- Comment rationnalisez-vous vos actions ? Quelles tâches pouvez-vous regrouper ? Que faites-vous pour maintenir la continuité de vos actions ? Comment faites-vous pour gagner du temps ? Qu'est-ce que vous informatisez ?
- Quel ordre méthodologique respectez-vous pour accomplir votre activité ?
- Comment répartissez-vous les tâches afin de répondre de façon efficiente aux objectifs ?
- Quelles sont les différentes étapes à relier ? Celles qui ne doivent jamais être reliées ?
- Quelles sont les transitions entre les étapes ?
- Quelles sont les étapes à valider ? Quelles sont les procédures de validation ?
- Comment gérez-vous les discontinuités dans les processus ?
- Comment évaluez-vous la masse de travail à réaliser ? Les volumes à traiter ? Comment vous organisez-vous en fonction ?
- Tâche par tâche, comment organisez-vous votre temps ? Avez-vous déjà éliminé des tâches inutiles ? Simplifié des tâches ? Changé, regroupé ? Expliquez comment vous remettez en cause l'organisation.
- Devez-vous réaliser plusieurs tâches en parallèle ?
- La bonne réalisation d'une tâche est-elle déterminante pour la suivante ?
- Par rapport à quel calendrier planifiez-vous vos tâches ? Quel échéancier élaborez-vous ? Quel échéancier respectez-vous ?
- Généralement, combien de temps passez-vous pour chacune des tâches composant cette activité ? Chiffrez. Que peut-on observer ? Repérez les tâches répétitives, occasionnelles, aléatoires.
- Assurez-vous des permanences ? Si oui, comment vous organisez-vous ?
- Gérez-vous votre planning ? Seul ? Comment ? Celui de votre équipe ?
- Quels outils de planification appliquez-vous ? (P.E.R.T., réseau des antécédents, G.A.N.T.T., etc)
- Avez-vous adapté, copié vos outils et méthodes d'organisation ? Expliquez.
- Comment s'organisait l'activité quand vous avez pris vos fonctions ? Comment s'organise-t-elle aujourd'hui ? Expliquez les différences ? Avez-vous été à l'origine des évolutions d'organisation ?
- Menez-vous de front plusieurs autres activités parallèlement cette activité décrite ? Lesquelles ? Comment se répartit votre emploi du temps ?
- Vous devez vous concentrer simultanément sur quoi et quoi ? Sur qui et qui ?
- Que faites vous pour réguler, équilibrer, la réalisation des tâches ?
- Vous classez en fonction de quels critères ? Justifiez.
- Vous laisse-t-on vous organiser en toute autonomie ? Quand ?
- Décidez-vous de l’organisation de votre activité ? Si non, qui est-ce ? à relier à la question 17
- Décidez-vous en partie de l'organisation de cette activité ? Laquelle ?
Discutez de la pertinence de ce type d'organisation, évaluez les points forts et les points
faibles.
- Votre organisation vous permet de vous affranchir de qui ? De quoi ? En quoi est-ce
important
?
- Dans votre organisation, existe-t-il un bureau des méthodes ? Quelle est l'influence sur votre
organisation ?
- Comment organisez-vous les phases d'
expérimentation
?
- Décrivez les
procédures
qui sont mises en place pour organiser votre activité. Quels buts sont recherchés ?
- Comment gérez-vous la multiplicité des produits stockés ? Comment
anticipez
-vous les fluctuations de la demande (produits et services) ? Comment planifiez-vous les
approvisionnements ? Quels sont les facteurs influents ? Comment organisez-vous le circuit logistique
?
- Comment organisez-vous vos locaux ? En fonction de quoi ? Pour qui ?
- Recherchez-vous les gestes les plus efficaces ? Adaptez-vous vos outils ? Illustrez par un exemple.
3. Vous intervenez en équipe pour réaliser cette activité
- Suivez-vous un modèle standard d’organisation ? Devez-vous respecter des procédures obligatoires ?
Décrivez-les.
- Quel est l'intérêt de ce type d'organisation ?
- Quels sont les objectifs visés par cette méthode d'organisation ?
- Combien de personnes sont généralement impliquées durant l'organisation ?
- Comment vous répartissez-vous les tâches ? Qui décide de cette division du travail ? Du temps ?
Polyvalent, vous pouvez intervenir sur toutes les tâches de cette activité ?
- Pouvez-vous négocier cette répartition des tâches ? Cette répartition du temps ?
- De qui êtes-vous tributaire ?
- Devez-vous synchroniser des tâches désynchronisées ? Quelles tâches ? Comment faites-vous ?
- Comment partagez-vous l'information ?
Vous organisez le travail de vos équipes :
- Quelles consignes d'organisation donnez-vous généralement ?
- Que délèguez-vous ?
- Comment déterminez-vous les priorités ? Les facteurs déterminants ?
- Comment répartissez-vous les
tâches
?
- Comment coordonnez-vous les tâches ?
- Comment donnez-vous vos instructions ? Comment suivez-vous le déroulement de chaque tâche ? Comment
contrôlez-vous et évaluez-vous les résultats en terme d'organisation ?
- Comment suivez-vous et contrôlez-vous le déroulement de l'organisation ?
- En cas d'
imprévu
, comment vous réorganisez-vous ? Quelles instructions donnez-vous pour réorganiser des tâches ?
Exemple.
- Comment gérez-vous les éventuelles interférences d'organisation entre services ? Donnez un
exemple.
Montrez par un exemple la pertinence de la (des) méthode(s) d'organisation du point de vue :
- des moyens humains, techniques, matériels à mettre en oeuvre ?
de la définition du temps nécessaire à la réalisation de l'activité. Sous la responsabilité de qui ?
Comment ?
- de la définition des coûts de production. Sous la responsabilité de qui ? De quelle manière ?
- de la simplification et rationalisation des tâches. Sous la responsabilité de qui ? De quelle
manière ?
- de l'optimisation des coûts/temps de production. Sous la responsabilité de qui ? De quelle manière
?
- Quels avantages tirez-vous de cette organisation du travail en équipe ?
- En cas d'absence, d'accident, comment assurez-vous la continuité du service ?
- Avez-vous expérimenté d'autres méthodes d'organisation ? Lesquelles ? Tirez les avantages et les
inconvénients ?
- Avez-vous déjà fait des propositions visant à améliorer l'organisation de cette activité ?
- Des enquêtes, mesures sont-elles effectuées pour améliorer l'organisation de l'activité ? Quelles
sont-elles ? A quelle fréquence ? Avec quels résultats et conséquences ? Exemple
4. Vous vous organisez seul pour réaliser cette activité
- Quels sont les principaux facteurs de désorganisation ?
- Comment fixez-vous vos priorités ? Fixez-vous des seuils (normalité, point critique...) ? Lesquels ? Quelles sont leurs influences sur votre organisation ?
- Envisagez-vous diverses possibilités ? Mesurez-vous des probabilités ? Lesquelles ? En quoi les résultats influencent votre organisation ?
- Qu'est-ce que votre organisation vous permet d'améliorer ? D'optimiser ? De sécuriser ? Comment ? Dans quels buts ?
- Votre organisation dépend de quelles informations essentielles ?
- Qu'est-ce que votre organisation vous permet d'anticiper ?
- Que faites-vous pour éviter les dispersions ? Pour canaliser les énergies ?
- Comment contrôlez-vous l' efficacité et l' efficience de votre organisation ?
- Pour quelles étapes prévoyez-vous des possibilités d'ajustement, de flexibilité ?
- Prévoyez-vous plusieurs lignes de conduite ?
- Comment mobilisez-vous les moyens à mettre en œuvre ?
- Comment vous organisez-vous pour maitriser les coûts ? Votre budget ?
- Que faites-vous pour ne rien oublier ? (Procédure, liste de contrôle...)
- Calculez-vous le temps moyen du cycle d'une production ?
- Que faites-vous pour optimiser la gestion du temps ?
- Gérez-vous votre emploi du temps au jour le jour, sur une semaine, un mois, à l'année ?
- Comment s'adapte votre organisation aux fluctuations d'activité ? Aux variations saisonnières ? Aux incertitudes ?
- Que planifiez-vous ? Comment ? Pourquoi ? A joindre en annexe X... un exemple d'outil de gestion des tâches.
- Quels sont vos indicateurs (
tableau de bord
) liés à l'organisation ? Tenez-vous un journal de bord de suivi de réalisation ? A joindre en annexe
X...
- Faites-vous un cahier des charges ? Expliquez comment vous organisez les activités les unes entre
elles. A joindre en annexe X...
- Quels avantages tirez-vous de votre organisation ?
- En quoi votre organisation améliore-t-elle la qualité du travail ?
- En quoi votre organisation permet d'éviter les erreurs ?
- Votre organisation vous permet d'être plus disponible à qui ? A quoi ? Justifiez.
- Qu'est-ce que votre organisation permet de faire apparaitre ? D'encourager ? De quelle manière ?
- Que faites-vous pour que l'on puisse facilement vous remplacer en cas d'absence ?
- Un collègue peut-il prendre facilement la suite de votre travail ?
5. Questions rattachées
- Quelle est l'influence de la
structure fonctionnelle
de l'entreprise sur votre organisation ?
- Quelles sont les principales
problématiques
rencontrées pour vous organiser ? Les problématiques rencontrées lors de l'enchainement des actions ?
Quels sont les facteurs
limitants
? Qu'est-ce que vous ne pouvez pas planifier ? Comment palliez-vous ?
-
Etudiez
-vous a posteriori les
méthodes
? Pour quelles améliorations ?
- Devez-vous organiser la continuité de service ? Comment faites-vous ?
- Quels sont vos délais de forclusion ? Quelles sont les conséquences ?
- Avez-vous déjà réorganisé votre service ? Explicitez les valeurs ajoutées et justifiez.
- Quelle serait l'organisation idéale pour cette activité ? Quelles sont les
contraintes
qui s'opposent à cet idéal ?
- Vous arrive-t-il d'améliorer la rationnalité de certaines procédures ou
processus
de travail ? Explicitez et justifiez.
- Comment évitez-vous des trop grandes dépendences entre tâches ?
- Menez-vous des études d'ergomotricité sur le poste de travail ?
- Quelles sont les originalités, les singularités de votre organisation ?
- Partagez-vous vos équipements ? Planifiez-vous le partage ?
- Comment vous assurez-vous que toutes les tâches ont été menées à bien ?
- Le donneur d'ordres peut-il
négocier
les horaires ? Quel est l'impact sur l'organisation ?
- Comment garantissez-vous la continuité des services ? Comment palliez-vous les défauts éventuels
des services ? Comment gérez-vous la disponibilité ?
- Avez-vous déjà remplacé une action continue par une action périodique (ou inversement) ? Comment ?
Justifiez
- Comment vous organisez-vous pour vous adapter aux
changements
futurs ?
- Dans votre organisation, qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu'est-ce que vous pourriez améliorer ?
- Quelle souplesse permet votre organisation ?
- Quelles tâches se chevauchent ? Expliquez. Quelles sont les conséquences sur votre organisation
?
- Comment vous organisez-vous lorsque vous travaillez en effectif réduit ?
- Depuis que vous exercez, qu'avez-vous amélioré dans votre organisation ?
- Remettez-vous en cause souvent vos méthodes de travail ? Qu'avez-vous testé dernièrement ?
- Votre organisation vous permet-elle d'éviter le surmenage ?
- Que faites-vous pour simplifier ? Standardiser ? Accélérer ? Supprimer ? Regrouper ? Réduire les
circuits décisionnels ? Optimiser ? Donnez des exemples, justifiez-les.
- Participez-vous à des études ayant pour but l'organisation méthodique du travail (ergonomie).
Explicitez.
- Quelle place est laissée dans votre organisation du travail pour transmettre un savoir-faire ?
- Avez-vous déjà travaillé à distance ? Comment vous êtes-vous réorganisé ?
- Comment vous réorganisez-vous en cas de retard ? Expliquez.
- Quand devez-vous adapter vos méthodes de travail habituelles ? Expliquez.
- Définissez-vous (ou participez-vous à la définition) des règles de rotation des stocks ?
6. Outils
7. Conclusion
Faites le point :
sur l'évolution de vos connaissances procédurales (ou méthodes d'organisation) depuis que vous
exercez cette activité.
- Si vous avez des conseils spécifiques à donner à propos de l'organisation de l'activité,
exposez-les.