Questionnement :
Organisation

Sur quel modèle se fonde votre organisation (la logique de l'organisation) ? Distinguez les facteurs déterminants des facteurs influents.
- Quels sont les déterminants de votre organisation ?
- L'organisation est-elle contrainte par une règlementation ? Laquelle ?
- Votre organisation repose-t-elle sur la mise en commun de tâches indépendantes les unes des autres ? Décrivez.
- Votre organisation est-elle séquentielle ? (l'output d'une tâche devient l'input de la suivante...). Votre organisation est-elle dépendante de la bonne exécution d'une suite de tâches subordonnées les unes des autres ? Respectez-vous un ordre chronologique ? Lequel ?
- Votre action sur une des tâches de l'activité modifie-t-elle les autres tâches ? Illustrez par un exemple. Vous pouvez aussi montrez grâce à un schéma les mécanismes de coordination des tâches ; explicitez l'interdépendance entre les tâches.
- Fixez-vous des jalons ? Donnez un exemple. Comment les tracez-vous ?.
- Fixez-vous des règles d'organisation ? De quelle nature ? Justifiez.
- Définissez-vous comment articuler chaque tâche ?

- Travail en flux continu (lean management), organisation bureaucratique : La division du travail est-elle stricte ? Vos tâches sont-elles très spécialisées ? Les fonctions sont-elles très hiérarchisées ? Les décisions sont-elles assumées par une seule personne ? Quelle est la place de la standardisation des processus dans votre activité ?
Quelles sont les autorisations requises à chaque étape de votre organisation. A relier à la question 17
- Organisation basée sur les relations humaines : Quelle est la place de l'équipe dans votre organisation ? Quelle est la place de la responsabilité de la personne ? Participez-vous aux décisions ? Quelle place est donnée à l'investissement personnel ?
- La progression vers les objectifs se décline en quelles tâches ? Expliquez la logique.
- Planification calculée : Quels sont les outils d'aide à la décision organisationnelle qui sont mis en place ? Décrivez-les. Que devez-vous calculer pour optimiser votre gestion organisationnelle ? Comment faites-vous ? Participez-vous au reporting d'information pour actualiser ces outils ? Utilisez-vous des moyens informatiques pour optimiser l'organisation ? Décrivez et expliquez.
- Quelles sont les informations anticipatrices et rétrospectives liées à l'organisation de l' action ? Quelles sont les informations nécessaires pour organiser l' action en cours ? A relier à la question 25
- Comment répartissez-vous, segmentez-vous, les tâches ? Les efforts à accomplir ?
- Identifiez-vous le temps nécessaire à chaque tâche ? Définissez-vous le rythme du travail ? Explicitez succinctement et justifiez.
- Quelles sont les tâches qui n'admettent aucun retard ?
- Organisez-vous les files d'attentes ? Selon quelles règles ?
- La concurrence facteur déterminant de l'organisation : La recherche du profit et de la performance optimale est-elle le principe sur lequel repose l'organisation ?
La recherche de la concurrence entre les employés est-elle le principe sur lequel repose l'organisation ? Décrivez, expliquez.
Quelle est la place de l'esprit de compétition dans votre organisation ? Comment faites-vous pour atteindre et dépasser les objectifs ?
- Comment votre organisation devient-elle un avantage concurrentiel ?
- Devez-vous respecter certaines normes d'organisation (exemple : ISO 9001) ? Si oui lesquelles ? Décrivez les processus .
- Devez-vous respecter de strictes conditions d'exécution de travail (CET) ? Lesquelles ? Pourquoi ?
- Devez-vous respecter un manuel de procédures, d'utilisation ? Lequel ?
- Définissez -vous des méthodes (plans) d'organisation ? Lesquelles ?
- Participez-vous à l' adaptation des postes de travail ? Décrivez, justifiez.
- Préconisez-vous des méthodologies ? Dans quel domaine ? Expliquez.
- En quoi l'articulation des processus de travail est-elle cohérente ?
- Construisez-vous des tableaux des antériorités ?(annexez)

Lien pour approdondir : Site du CEDIP
- L'organisation et son fonctionnement.
- L'agent et son poste de travail
- Méthodes et outils

Montrez l'ordre logique des actions dans le temps et la cohérence par rapport aux facteurs déterminants. En fonction de quoi ou de qui vous organisez-vous ?
- Votre organisation est centrée sur qui ? Sur quoi (besoins, attentes, exigences,...) ?
- Votre organisation est centrée autour de quels objectifs clés ? Autour de quelles processus clés ? De quelles exigences clés ? De quelles performances clés ? De quelles informations clés ? De quels indicateurs clés ?
- Ces variables changent selon quelle fréquence ? Comment êtes-vous informé des changements ?
- De qui, de quoi êtes-vous tributaire ?
- Comment vous réorganisez-vous en fonction du nombre d'interlocuteurs ?
- Que devez-vous clarifier dans vos tâches pour bien vous organiser ?
- Quelle est l'influence de votre hiérarchie sur votre organisation ?
- Réalisez-vous cette activité selon un ordre prescrit ? Qui détermine l'ordre de traitement ? En fonction de quoi ? Dans un temps prescrit ? Par qui ?
- Devez-vous respecter des règles d'antériorité (convergence, divergence,...) ?
- Votre organisation dépend de quelles échéances ? Quelle période de temps ? Quels moments précis ?
- Votre organisation est-elle toujours la même ? Est-elle toujours effectuée dans les mêmes conditions ? Selon la même procédure ? Expliquez pourquoi ?
- Que devez-vous faire habituellement et exceptionnellement ?
- Votre organisation est-elle conditionnelle ? A quoi est-elle associée ? Définissez les conditions logiques de réalisation.
- Qui détermine les facteurs influant sur votre organisation ? Qu'est-ce qui influe sur la répartition des tâches ? Quelle est cette répartition ?
- Comment ventilez-vous les différentes étapes de production (linéaire ou non linéaire) ?
- Comment visualisez-vous les dépendances entre chaque tâche ?
- Devez-vous respecter des engagements contractualisés ? Un cahier des charges ? Un référentiel de processus/procédures ?
- Quelles sont les tâches qui varient simultanément en fonction l'une de l'autre ?
- Quelles sont les tâches qui manifestent un lien de cause à effet (tâches corrélées ) ?
- Quelles sont les tâches indépendantes l'une de l'autre ?
- Quels sont les moments clés et points clés essentiels pour votre organisation ? Expliquez.
- Devez-vous penser à plusieurs choses en même temps ? Lesquelles ? Justifiez.
- Que faites-vous pour éviter les interférences entre plusieurs tâches ?
- Quels sont les principaux objectifs de votre organisation ?
- Votre organisation change-t-elle en fonction de la variation des priorités ? Exemple
- Votre organisation est en cohérence avec quels objectifs ? Quelles problématiques ?
- Quelles sont les principales problématiques déterminantes pour votre organisation ?
- Qu'est-ce qui est au centre de vos préoccupations ? Vous vous organisez autour de quelles priorités ? Qui fixe ces priorités ? Comment ?
- Quels sont les impacts des contraintes sur votre organisation ?
- Quels est l'impact de votre déontologie sur votre organisation ?
- Quelle est l'influence de la méthode employée sur votre organisation ? Faite le lien entre méthode et organisation.
- Quelle est l'influence de la gestion des informations sur votre organisation ? Comment organisez-vous la circulation de l'information ? En relation avec la question 25
- Quel est l'impact de la gestion financière sur votre organisation ? Sur le calcul des prix de revient ?
- Quel est l'impact des limites budgétaires sur votre organisation ? Quel est l'impact des tarifs ? Des coûts ?
- Quel est l'impact de la gestion des risques sur votre organisation ? Que devez-vous surveiller ?
- Quel est l'impact de la gestion du temps sur votre organisation ? Quand choisissez-vous de programmer vos actions ? Expliquez. Comment vous réorganisez-vous en cas de délais très court ?
- Vous organisez-vous en temps réel (Dans des limites temporelles très précises, avec peu temps de latence) ? Justifiez, problématisez.
- Quel est l'impact des objectifs fixés sur votre organisation ? Et inversement ?
- Quel est l'impact de votre organisation sur les performances ? Comment le mesurez-vous ?
- Quel est l'impact du stress sur votre organisation ?
- Quels sont les impacts des incertitudes sur votre organisation ?
- Quel est l'impact de ce que vous devez anticiper sur votre organisation ?
- En quoi votre organisation favorise votre adaptabilité ?
- Comment vous réorganisez-vous lorsqu'une personne nouvelle intègre l'équipe ?
- En quoi votre organisation facilite le travail d'équipe ? En quoi les effectifs influent sur votre organisation ?
- Quel est l'impact de vos qualités relationnelles sur votre organisation ?
- En quoi votre organisation facilite votre créativité ?
- En quoi la structure de travail influe sur votre organisation ?
- En quoi l'utilisation de tel ou tel outil influence votre organisation ?
- Quelles sont les influences des procédures de contrôle et d'évaluation sur votre organisation ?
- Quelle est l'influence des mesures de sécurité sur votre organisation ?
- Quelles est l'influence des impératifs de qualité sur votre organisation ? Quelles influences les normes et la démarche qualité ont sur votre organisation ?
- Quelles sont les influences de vos dépendances sur votre organisation ?
- Quel est l'impact de la conjoncture, des circonstances , des variations saisonnières, de l'actualité sur votre organisation ?
- Quelle est l'importance des variations de la demande du marché sur votre organisation ? Comment vous adaptez-vous à de fortes variations de la demande ?
- Quelle est l'importance des variations de l'offre sur votre organisation ?
- Quelle est l'influence du court terme sur votre plan d'organisation ? Quelle est l'influence du long terme ?
- Comment conciliez-vous les exigences organisationnelles à court, moyen et long terme ?
- Quelle est l'influence des variations de l'offre sur votre organisation ?
- Quelles sont vos qualités personnelles qui influent sur votre organisation ?
- Devez-vous être disponible immédiatement pour répondre aux demandes ?

- Existe-t-il des moments plus favorables que d'autres pour réaliser cette activité ? Si oui, quels sont-ils ?
- Quels sont les facteurs les plus déterminants pour votre organisation ? En relation avec la question 22
- Quelle est l'influence du lieu, de l'aménagement de l'espace sur votre organisation ? Comment organisez-vous la circulation dans vos locaux (magasins) ? Justifiez.

• Décrivez vos méthodes d'organisation
Reprenez la liste de vos tâches établit en question 20.
- Montrez schématiquement, étape par étape, le déroulement chronologique de l' activité et décomposez-la dans le temps (jour J-10, J-5, J-1 jour J, jour J+1, J+10...). Ne retenez que les étapes (journées-clés) importantes.

- Autre approche : explicitez les méthodes d'organisation spécifiques à chaque tâche constitutives de l'activité.

Rappelez les tâches que vous organisez en toute autonomie et commentez.
Montrez les avantages de vos méthodes d'organisation.

- Devez-vous respecter de strictes règles de conduite et d'organisation ? Devez-vous vous entrainer à cette discipline ? Décrivez et justifiez point par point cet entrainement.
- Proposez-vous des solutions d’organisation ? Concevez-vous, améliorez-vous, des processus de travail ? A partir de quelles spécifications ? Donnez un exemple.
- En quoi votre organisation permet-elle de respecter les coûts et les délais ? De maîtriser les technologies ? De gérer les ressources humaines ?
- Comment se justifie le déroulement chronologique des tâches ? Faites ressortir les relations entre chaque tâche. Les tâches sont-elles tributaires les unes des autres ?
- Comment rationnalisez-vous vos actions ? Quelles tâches pouvez-vous regrouper ? Que faites-vous pour maintenir la continuité de vos actions ? Comment faites-vous pour gagner du temps ? Qu'est-ce que vous informatisez ?
- Quel ordre méthodologique respectez-vous pour accomplir votre activité ?
- Comment répartissez-vous les tâches afin de répondre de façon efficiente aux objectifs ?
- Quelles sont les différentes étapes à relier ? Celles qui ne doivent jamais être reliées ?
- Quelles sont les transitions entre les étapes ?
- Quelles sont les étapes à valider ? Quelles sont les procédures de validation ?
- Comment gérez-vous les discontinuités dans les processus ?
- Comment évaluez-vous la masse de travail à réaliser ? Les volumes à traiter ? Comment vous organisez-vous en fonction ?
- Tâche par tâche, comment organisez-vous votre temps ? Avez-vous déjà éliminé des tâches inutiles ? Simplifié des tâches ? Changé, regroupé ? Expliquez comment vous remettez en cause l'organisation.
- Devez-vous réaliser plusieurs tâches en parallèle ?
- La bonne réalisation d'une tâche est-elle déterminante pour la suivante ?
- Par rapport à quel calendrier planifiez-vous vos tâches ? Quel échéancier élaborez-vous ? Quel échéancier respectez-vous ?
- Généralement, combien de temps passez-vous pour chacune des tâches composant cette activité ? Chiffrez. Que peut-on observer ? Repérez les tâches répétitives, occasionnelles, aléatoires.
- Assurez-vous des permanences ? Si oui, comment vous organisez-vous ?
- Gérez-vous votre planning ? Seul ? Comment ? Celui de votre équipe ?
- Quels outils de planification appliquez-vous ? (P.E.R.T., réseau des antécédents, G.A.N.T.T., etc)
- Avez-vous adapté, copié vos outils et méthodes d'organisation ? Expliquez.
- Comment s'organisait l'activité quand vous avez pris vos fonctions ? Comment s'organise-t-elle aujourd'hui ? Expliquez les différences ? Avez-vous été à l'origine des évolutions d'organisation ?
- Menez-vous de front plusieurs autres activités parallèlement cette activité décrite ? Lesquelles ? Comment se répartit votre emploi du temps ?
- Vous devez vous concentrer simultanément sur quoi et quoi ? Sur qui et qui ?
- Que faites vous pour réguler, équilibrer, la réalisation des tâches ?
- Vous classez en fonction de quels critères ? Justifiez.
- Vous laisse-t-on vous organiser en toute autonomie ? Quand ?
- Décidez-vous de l’organisation de votre activité ? Si non, qui est-ce ? à relier à la question 17

- Décidez-vous en partie de l'organisation de cette activité ? Laquelle ?
Discutez de la pertinence de ce type d'organisation, évaluez les points forts et les points faibles.
- Votre organisation vous permet de vous affranchir de qui ? De quoi ? En quoi est-ce important ?
- Dans votre organisation, existe-t-il un bureau des méthodes ? Quelle est l'influence sur votre organisation ?
- Comment organisez-vous les phases d' expérimentation ?
- Décrivez les procédures qui sont mises en place pour organiser votre activité. Quels buts sont recherchés ?
- Comment gérez-vous la multiplicité des produits stockés ? Comment anticipez -vous les fluctuations de la demande (produits et services) ? Comment planifiez-vous les approvisionnements ? Quels sont les facteurs influents ? Comment organisez-vous le circuit logistique ?
- Comment organisez-vous vos locaux ? En fonction de quoi ? Pour qui ?
- Recherchez-vous les gestes les plus efficaces ? Adaptez-vous vos outils ? Illustrez par un exemple.

- Suivez-vous un modèle standard d’organisation ? Devez-vous respecter des procédures obligatoires ? Décrivez-les.
- Quel est l'intérêt de ce type d'organisation ?
- Quels sont les objectifs visés par cette méthode d'organisation ?
- Combien de personnes sont généralement impliquées durant l'organisation ?
- Comment vous répartissez-vous les tâches ? Qui décide de cette division du travail ? Du temps ? Polyvalent, vous pouvez intervenir sur toutes les tâches de cette activité ?
- Pouvez-vous négocier cette répartition des tâches ? Cette répartition du temps ?
- De qui êtes-vous tributaire ?
- Devez-vous synchroniser des tâches désynchronisées ? Quelles tâches ? Comment faites-vous ?
- Comment partagez-vous l'information ?

Vous organisez le travail de vos équipes :
- Quelles consignes d'organisation donnez-vous généralement ?
- Que délèguez-vous ?
- Comment déterminez-vous les priorités ? Les facteurs déterminants ?
- Comment répartissez-vous les tâches ?
- Comment coordonnez-vous les tâches ?
- Comment donnez-vous vos instructions ? Comment suivez-vous le déroulement de chaque tâche ? Comment contrôlez-vous et évaluez-vous les résultats en terme d'organisation ?
- Comment suivez-vous et contrôlez-vous le déroulement de l'organisation ?
- En cas d' imprévu , comment vous réorganisez-vous ? Quelles instructions donnez-vous pour réorganiser des tâches ? Exemple.
- Comment gérez-vous les éventuelles interférences d'organisation entre services ? Donnez un exemple.

Montrez par un exemple la pertinence de la (des) méthode(s) d'organisation du point de vue :
- des moyens humains, techniques, matériels à mettre en oeuvre ? de la définition du temps nécessaire à la réalisation de l'activité. Sous la responsabilité de qui ? Comment ?
- de la définition des coûts de production. Sous la responsabilité de qui ? De quelle manière ?
- de la simplification et rationalisation des tâches. Sous la responsabilité de qui ? De quelle manière ?
- de l'optimisation des coûts/temps de production. Sous la responsabilité de qui ? De quelle manière ?
- Quels avantages tirez-vous de cette organisation du travail en équipe ?
- En cas d'absence, d'accident, comment assurez-vous la continuité du service ?
- Avez-vous expérimenté d'autres méthodes d'organisation ? Lesquelles ? Tirez les avantages et les inconvénients ?
- Avez-vous déjà fait des propositions visant à améliorer l'organisation de cette activité ?
- Des enquêtes, mesures sont-elles effectuées pour améliorer l'organisation de l'activité ? Quelles sont-elles ? A quelle fréquence ? Avec quels résultats et conséquences ? Exemple

- Quels sont les principaux facteurs qui conditionnent votre organisation ?
- Quels sont les principaux facteurs de désorganisation ?
- Comment fixez-vous vos priorités ? Fixez-vous des seuils (normalité, point critique...) ? Lesquels ? Quelles sont leurs influences sur votre organisation ?
- Envisagez-vous diverses possibilités ? Mesurez-vous des probabilités ? Lesquelles ? En quoi les résultats influencent votre organisation ?
- Qu'est-ce que votre organisation vous permet d'améliorer ? D'optimiser ? De sécuriser ? Comment ? Dans quels buts ?
- Votre organisation dépend de quelles informations essentielles ?
- Qu'est-ce que votre organisation vous permet d'anticiper ?
- Que faites-vous pour éviter les dispersions ? Pour canaliser les énergies ?
- Comment contrôlez-vous l' efficacité et l' efficience de votre organisation ?
- Pour quelles étapes prévoyez-vous des possibilités d'ajustement, de flexibilité ?
- Prévoyez-vous plusieurs lignes de conduite ?
- Comment mobilisez-vous les moyens à mettre en œuvre ?
- Comment vous organisez-vous pour maitriser les coûts ? Votre budget ?
- Que faites-vous pour ne rien oublier ? (Procédure, liste de contrôle...)

- Calculez-vous le temps moyen du cycle d'une production ?
- Que faites-vous pour optimiser la gestion du temps ?
- Gérez-vous votre emploi du temps au jour le jour, sur une semaine, un mois, à l'année ?
- Comment s'adapte votre organisation aux fluctuations d'activité ? Aux variations saisonnières ? Aux incertitudes ?
- Que planifiez-vous ? Comment ? Pourquoi ? A joindre en annexe X... un exemple d'outil de gestion des tâches.

- Quels sont vos indicateurs ( tableau de bord ) liés à l'organisation ? Tenez-vous un journal de bord de suivi de réalisation ? A joindre en annexe X...

- Faites-vous un cahier des charges ? Expliquez comment vous organisez les activités les unes entre elles. A joindre en annexe X...
- Quels avantages tirez-vous de votre organisation ?
- En quoi votre organisation améliore-t-elle la qualité du travail ?
- En quoi votre organisation permet d'éviter les erreurs ?
- Votre organisation vous permet d'être plus disponible à qui ? A quoi ? Justifiez.
- Qu'est-ce que votre organisation permet de faire apparaitre ? D'encourager ? De quelle manière ?

- Que faites-vous pour que l'on puisse facilement vous remplacer en cas d'absence ?
- Un collègue peut-il prendre facilement la suite de votre travail ?

- Quelle est l'influence de la structure fonctionnelle de l'entreprise sur votre organisation ?
- Quelles sont les principales problématiques rencontrées pour vous organiser ? Les problématiques rencontrées lors de l'enchainement des actions ? Quels sont les facteurs limitants ? Qu'est-ce que vous ne pouvez pas planifier ? Comment palliez-vous ?
- Etudiez -vous a posteriori les méthodes ? Pour quelles améliorations ?
- Devez-vous organiser la continuité de service ? Comment faites-vous ?
- Quels sont vos délais de forclusion ? Quelles sont les conséquences ?
- Avez-vous déjà réorganisé votre service ? Explicitez les valeurs ajoutées et justifiez.
- Quelle serait l'organisation idéale pour cette activité ? Quelles sont les contraintes qui s'opposent à cet idéal ?
- Vous arrive-t-il d'améliorer la rationnalité de certaines procédures ou processus de travail ? Explicitez et justifiez.
- Comment évitez-vous des trop grandes dépendences entre tâches ?
- Menez-vous des études d'ergomotricité sur le poste de travail ?
- Quelles sont les originalités, les singularités de votre organisation ?
- Partagez-vous vos équipements ? Planifiez-vous le partage ?
- Comment vous assurez-vous que toutes les tâches ont été menées à bien ?
- Le donneur d'ordres peut-il négocier les horaires ? Quel est l'impact sur l'organisation ?
- Comment garantissez-vous la continuité des services ? Comment palliez-vous les défauts éventuels des services ? Comment gérez-vous la disponibilité ?
- Avez-vous déjà remplacé une action continue par une action périodique (ou inversement) ? Comment ? Justifiez
- Comment vous organisez-vous pour vous adapter aux changements futurs ?
- Dans votre organisation, qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu'est-ce que vous pourriez améliorer ?
- Quelle souplesse permet votre organisation ?
- Quelles tâches se chevauchent ? Expliquez. Quelles sont les conséquences sur votre organisation ?
- Comment vous organisez-vous lorsque vous travaillez en effectif réduit ?
- Depuis que vous exercez, qu'avez-vous amélioré dans votre organisation ?
- Remettez-vous en cause souvent vos méthodes de travail ? Qu'avez-vous testé dernièrement ?
- Votre organisation vous permet-elle d'éviter le surmenage ?
- Que faites-vous pour simplifier ? Standardiser ? Accélérer ? Supprimer ? Regrouper ? Réduire les circuits décisionnels ? Optimiser ? Donnez des exemples, justifiez-les.
- Participez-vous à des études ayant pour but l'organisation méthodique du travail (ergonomie). Explicitez.
- Quelle place est laissée dans votre organisation du travail pour transmettre un savoir-faire ?
- Avez-vous déjà travaillé à distance ? Comment vous êtes-vous réorganisé ?
- Comment vous réorganisez-vous en cas de retard ? Expliquez.
- Quand devez-vous adapter vos méthodes de travail habituelles ? Expliquez.
- Définissez-vous (ou participez-vous à la définition) des règles de rotation des stocks ?

Faites le point :
sur l'évolution de vos connaissances procédurales (ou méthodes d'organisation) depuis que vous exercez cette activité.
- Si vous avez des conseils spécifiques à donner à propos de l'organisation de l'activité, exposez-les.