Questionnement :
Description activité
Prouver vos capacités à cartographier en synthèse les processus,
à concevoir le cadre descriptif des tâches, à séquencer.
Votre ancrage dans une situation
Mots-clés
Décomposition des activités en tâches liens avec le diplôme, cartographie de processus, de procédures
Un
accompagnement
sans questionnement d'élucidation des compétences n'existe pas. Ce questionnement doit vous aider à construire un syllabus des tâches constitutives d'une activité. Or, peu de candidats sont formés à rédiger des syllabus.
Ce protocole de questions d'élucidation des tâches constitutives des activités s'adapte à de nombreux diplômes jusqu'au niveau bac+2.
Créez votre rapport à ce questionnaire-outil destiné à faire émerger des souvenirs illustrant les
acquis nés de vos expériences, à révéler l'arrière-plan des situations de travail et vos opérations
mentales. Ce qui importe n'est pas la quantité d'information transmise, mais la perspicacité par rapport au diplôme visé. Des cartes heuristiques peuvent vous aider à expliciter chaque tâche. Pensez que les flux d'information sont associés.
Il n'y a pas forcément de mauvaises réponses, mais des réponses "à côté" ou
incomplètes.
Sachez exploiter les questions de l'organisme valideur au niveau de complexité requis.
Votre travail d'auto-information fait, rédigez, puis
synthétisez
vos écrits.
A partir du niveau bac+3, nos
accompagnateurs
conçoivent des
outils
plus précis. Contactez-nous.
1. Préambule
"Décrire, c'est comprendre"
ATTENTION A CETTE DEMANDE PIÈGE :
C'est ici que beaucoup de candidats révèlent des lacunes entre acquis et diplôme. Il s'agit pas de
décrire
ce que vous concevez et réalisez, mais surtout d'expliciter les liens entre vos
processus
de travail et le diplôme.
Insipirez-vous de ce schéma :
Il s'agit de modéliser des processus de travail en lien avec les pôles d'enseignement du diplôme visé. Synthétisez en listant les tâches composant le processus (du niveau requis par le diplôme).
Soyez raccord avec la question : Décrivez comment vous vous organisez pour réaliser cette activité .
L'activité consiste à... Quelles sont les grandes étapes de la démarche ?
N'omettez aucune étape significative du processus, car les questions suivantes doivent être en cohérence avec chacune d'elle.
Le découpage descriptif (modèle WBS) est important, car c'est aussi à partir de la décomposition hiérarchique de l'activité en tâches que la situation de travail choisie pourra être interrogée en fonction de chaque pôle d'enseignement défini par le référentiel du diplôme visé. (Une approche système permettra de contextualiser le processus à la question suivante par exemple).
Autrement dit, concevez un référentiel du processus conçu et mis en œuvre. Vous classerez suivant la ligne de temps à cette question .
Vous pouvez annexer un Organigramme des Tâches (OT)
Choisissez une (des)
activité(s)
très en lien avec chaque attendu du référentiel diplôme.
Dans un premier temps, inventoriez chaque tâche composant cette activité avant, pendant et après
sa réalisation en retirant tous jugements et appréciations.
Explicitez les flux de tâches réalisées actuellement (et dans votre passé) pour réaliser
l'activité. Ne retenez que ce qui est lien avec le diplôme visé.
Dans un second temps, vous interrogerez un à un chaque item de l'inventaire pour en extraire ce qui est important , les flux relationnel , les flux d'information , les outils , les méthodes d'organisation , les contraintes et risques , les compétences , les connaissances incluses.
En annexe X... le candidat peut créer un lexique des termes et expressions propre à son
métier.
En annexe X... le candidat peut joindre le référentiel d’activité et/ou de compétences décrit par
l’entreprise dans la mesure où il n'est pas en contradiction avec le diplôme visé.
2. Situation
- Pourquoi avez-vous choisi de décrire cette activité ?
- En quoi est-elle significative par rapport à un ou plusieurs pôles d'enseignement du diplôme visé ?
- Cette activité est-elle provoquée par un évènement spécifique (conditions de déclenchement) ? Lequel ? Comment savez-vous qu'il faut intervenir ?
- Quels sont les conditions et prérequis nécessaires à la réussite de cette activité ?
- Cette activité vous relie à qui ? A quoi ?
- Qu'est-ce qui est antérieur à la conception et à la rélisation de cette activité ?
- Quel pourcentage de votre temps consacrez-vous à cette activité ?
- Depuis combien de temps exercez-vous cette activité ? Et dans d'autres structures ?
- Quelle définition donnez-vous à cette activité ?
- Avez-vous participé à la définition de cette activité ? Sinon qui l'a définie ? Avez-vous fait évoluer la définition ?
- Participez-vous à la définition aux objectifs principaux et permanents de cette activité ? Secondaires ? (explicitez les à la question suivante)
- Avez-vous défini chaque étape de cette activité ? Sa progression logique ?
- Une certification, habilitation, est-elle nécessaire pour exercer cette activité ? Laquelle ? Comment l'avez-vous obtenue ? Décrivez.
- Qu'est-ce qui influe sur la fréquence de cette activité ? Pourquoi ?
- Comment avez-vous été formé à la conception et à la réalisation de cette activité ?
- Participez-vous à la validation de l'organigramme des tâches ?
3. Description des séquences de travail - CARTOGRAPHIE des processus
LISTEZ toutes les tâches composant cette activité, les différentes étapes (de la préparation à la réalisation). Définissez en une phrase les principales étapes. Repérez les tâches répétitives, occasionnelles, aléatoires.
Focalisez-vous sur une description ordonnée, articulées puis catégorisez les tâches. (à relier à la question 28 )- Décrivez le déroulement typique de cette activité. Vous pouvez annexer un diagramme des procédés de fabrication, situez-vous sur ce diagramme. (à relier à la question 28 )
- La liste des tâches constituant l'activité a-t-elle évolué au fil du temps ? N'hésitez pas à ajouter les tâches que vous ne faites plus si vous les avez exercées longtemps et si elles sont en rapport direct avec le référentiel diplôme. Les tâches sont-elles indissociables les unes des autres ?
- La liste de tâche est contextuelle à quoi ?
- Décrivez le produit, le bien, le service résultant de cette activité.
Focalisez-vous sur une description ordonnée, articulées puis catégorisez les tâches. (à relier à la question 28 )
- Les actions nécessaires au bon accomplissement de cette activité suivent-elles un mode opératoire prédéfini ? Sont-elles normalisées ? Selon quelle norme ? Décrivez en détail.
- Faites une check-list complète des tâches composant cette activité. Définissez, catégorisez-les, ne retenez que les tâches en lien avec les attendus du diplôme.
- Vous pouvez créer une arborescence logique et argumentée des tâches composant l'activité.
- Existe-t-il des tâches exceptionnelles ? Quelles sont les conditions de leur déclenchement ? Quelles sont les tâches critiques ?
- Devez-vous lister les fonctions , les besoins ?
4. Contexte
Condition de réalisation
- Où se réalise-t-elle ? Le lieu a-t-il une importance particulière dans sa réalisation ? Chaque tâche de cette activité se déroule-t-elle au même endroit ?
- En interne, avec qui travaillez-vous ? (à relier à la question 23 )
- Avec qui êtes-vous en relation à l’extérieur de l’entreprise pour réaliser cette activité ? (Votre socialisation) (à relier à la question 24 )
- Quelles sont les conditions normales de réalisation ?
- Quels sont les grands équilibres que vous devez respecter ? Développez.
- Quelle est sa fréquence d’exécution ?
- Cette activité est réalisée individuellement ou en équipe ?
Si elle est réalisée en équipe :
- Combien êtes-vous généralement pour réaliser cette activité ? Décrivez votre équipe.
- Comment sont réparties les tâches ?
- Quelles sont les tâches qui vous sont attribuées ?
- Pouvez-vous réaliser toutes les tâches de cette activité ? Etes-vous polyvalent ?
- Quelles sont les tâches sous votre entière responsabilité ?
- De quoi êtes-vous responsable dans cette activité ? Que devez-vous garantir ?
5. Phase de réflexion et de conception de l'activité
- Lors de cette phase, quelles sont vos marges d' autonomie et d' initiative ?
- Quelles questions posez-vous ? A qui ? Que cherchez-vous à élucider ? Qu'étudiez-vous ?
- Quelles recherches faites-vous ? Quelles études ? Pour comprendre quoi ? Qui ?
- Que devez-vous évaluer ? Diagnostiquer ? Résoudre ?
- Qui fixe les objectifs ? Quels sont-ils ?
- Quels éléments devez-vous maitriser obsolument ? Quels sont les risques et les mesures de sécurité à prendre ?
- De quelles informations avez-vous besoin ? Par quels moyens les obtenez-vous ? (à relier à la question 25 )
- Quelles informations transmettez-vous ? Comment ? A qui ? (à relier à la question 25
- Quelles sont les différentes méthodes utilisées pour réaliser cette activité ? Identifiez-vous plusieurs modes opératoires ?
- Quelles options étudiez-vous ?
- Quels tests , expérimentations effectuez-vous ? Comment ?
- Comment argumentez-vous vos choix ? Exemple.
6. Phase de préparation
- Qu’anticipez-vous ? Que prévoyez-vous ? Que recherchez-vous ? Qu' examinez -vous ?
- Que prenez-vous en note ?
- Faites-vous les devis ?
- Faites-vous un cahier des charges ? A joindre en Annexe X...
- Recherchez-vous des prestataires externes ? Pourquoi ? Recherchez-vous des devis ?
- Qui contactez-vous ? (à relier aux questions 23 et 24 )
- Comment planifiez-vous votre temps ? Vos actions ? Celui de votre équipe ? (à relier à la question 28 )
- Comment organisez-vous, coordonnez-vous, les tâches ? (à relier à la question 28 )
- Quelles tâches rationalisez-vous ? Déléguez-vous ? Comment ? Pourquoi ?
- Comment défendez-vous vos choix ?
7. Quels sont les moyens mis en œuvre pour conduire cette l’activité ?
- Quels sont les moyens humains pour la mise en œuvre et le suivi ? justifiez-les. Choisissez-vous la composition de l'équipe ?
- De quelles connaissances théoriques avez vous besoin ? Recourez-vous aux services d'un expert ? Dans quel domaine ? A quelles fins ?
- Quelle logistique devez-vous mettre en place ? Comment ?
- De quelles connaissances pratiques avez vous besoin ?
- Quels sont les moyens budgétaires pour la mise en œuvre et le suivi ? justifiez-les
- Gérez-vous ce budget ? Arbitrez-vous poste par poste ?
- Généralement de combien de temps disposez-vous ? Quels sont les délais d'intervention ?
- Qui définit le niveau de qualité à atteindre ? En fonction de quoi ?
- Pour chaque tâche, quels outils utilisez-vous ? (à relier à la question 26)
- Quels sont vos outils de suivi de réalisation de chaque tâche ? (à relier à la question 26)
- De quels moyens de contrôle et d'évaluation disposez-vous ? (à relier à la question 13)
- Avez-vous créé des outils , des méthodes ? Lesquels ? A mettre en Annexe X....
- Que cherchiez-vous en les créant ?
8. Phase de réalisation - concrétisation
- Respectez-vous des normes de fabrication ? De management ? Des normes procédurales ? Lesquelles. Expliquez.
- Lors de cette phase, quelles sont vos marges d'autonomie et d'initiative ?
- A quoi devez-vous prioritairement vous adapter ?
- Quels sont vos cheminements de pensée, vos questionnements, tout au long de la réalisation de cette activité ? Quelles questions posez-vous ou vous posez-vous ?
- Par quoi commencez-vous ?
- Quels sont vos observations ? Vos paroles ? Vos gestes ?
- Quelles sont les priorités ? Justifiez-les.
- Quels sont la succession chronologique et l'ordonnancement logique des actions ? Montrez la logique. (à relier à la question 28)
- Quelles sont les procédures, méthodes, protocoles que vous appliquez ? Obéissez-vous à un cahier des charges ?
- En cours d'exécution, quels écarts vérifiez-vous, contrôlez-vous ? Quels sont vos tests ?
- Comment suivez-vous et évaluez-vous le déroulement l'activité ? Quels sont vos outils ?
- Qu'est-ce que vos contrôles et évaluations vous permettent d'anticiper ?
- Définissez-vous les différents livrables résultant d'une activité ? Comment vérifiez-vous la qualité des livrables de la réalisation ? Validez -vous cette qualité ?
. Qu'évitez-vous de faire ?
- Quels sont les risques généralement rencontrés ? De quels ordres sont-ils ? (à relier à la question 27 )
- Comment les traitez-vous ?
- Quelles contraintes rencontrez-vous généralement ? Comment les traitez-vous ? (à relier à la question 27 )
- Quels imprévus avez-vous déjà rencontrés ? Comment les résolvez-vous généralement ? (à relier à la question 19 )
- Quelles précautions prenez-vous ?
- Quelles marges de manoeuvre avez-vous ? Qui la définit ? En fonction de quoi ?
- Quel degré de précision devez-vous atteindre ? Quel degré de qualité ?
- Facturez-vous ? Collectez-vous tous les éléments de facturation ?
- Pour réaliser chaque tâche êtes-vous dans la dépendance immédiate d’un ou plusieurs collègues ?
- Définissez-vous les conditions de fin du processus ?
9. Phase d'analyse des résultats
- Comment voyez-vous que le résultat est atteint ? Que les objectifs sont atteints ?
- Qui évalue la conformité ? Comment ?
- Que faites-vous en cas de non-conformité ?
- Faites-vous un compte-rendu, un rapport de fin d'activité ? Comment ?
- Que faites-vous pour améliorer en continu les résultats ? Qui analyse l' efficacité ? L' efficience ? Qui décide des modifications à apporter ?
- Assurez-vous la Phase de surveillance de cette activité ? Comment ?
- Assurez-vous la maintenance, l'entretien post-réalisation ? Décrivez.
- Faites-vous des rapports réguliers du suivi de l'activité ? De sa maintenance ?
- Consignez-vous les dysfonctionnements, les anomalies ?
- Mesurez-vous les défauts, les erreurs, les retards ? Qu'en déduisez-vous ?
- Faites-vous des fiches de suivi de production ? Décrivez les. Vous pouvez les annexer.
- Faites-vous des fiches produits ?
10. Questions rattachées
- Documentez-vous des processus ? Comment ? Rédigez-vous un guide ? Décrivez-vous des modes opératoires ? Lesquels ?
- Quels sont les temps forts de cette activité ?
- Qu'est-ce qui peut modifier le déroulement de l'activité ?
- Quels sont les éléments importants qui ont permis de rassembler vos souvenirs pour reconstituer l'activité ?
- Quelles sont les principales problématiques rencontrées dans cette activité ? Comment vous y êtes-vous adapté ?
- Qu'exige de vous le bon exercice de cette activité ? (à relier à la question 29 )
- Quelles sont les principales causes d’erreurs ? Que faites-vous pour y remédier ?
Si vous avez effectué cette même activité dans d’autres entreprises (lesquelles ?), comparez vos différentes expériences. Montrez que vos savoir-faire sont transposables et reproductibles.
- Quelles différences avez-vous constatées ? Dans quels domaines ? Pour quelles raisons ?
- Quels enrichissements en avez-vous retirés ?
- Pour cette activité, avez-vous déjà fait des propositions de changement ? Lesquelles ? Dans quels buts ? Ont-elles été retenues et appliquées ? Avec quels résultats ?
- Avez-vous déjà formé à l’accomplissement de cette activité ? Qui ? Comment ? En annexe X... une synthèse de vos cours
- Réalisez-vous cette activité de façon spontanée ?
- Cette activité vous procure-t-elle de la satisfaction ?
- Assurez-vous la promotion de l'activité ? Comment ? Auprès de qui ?
- Qu’est-ce que vous appréciez le moins dans l'exercice de cette activité ?
• Faites le point et généralisez :
- Que faut-il nécessairement connaître pour réussir cette activité?
- Que faut-il nécessairement savoir faire pour réussir cette activité ?
- Selon vous, quelles sont les qualités requises pour accomplir correctement de cette activité ? (à relier aux questions 29 et 30 )
Concentrez votre travail sur les aspects les plus importants à décrire et à analyser au regard du diplôme visé.