Méthode pratique pour réussir sa VAE
6 - Préparer l'entretien du jury de validation des acquis

Votre dossier de validation est déposé dans les délais. Maintenant, chaque membre du jury, composé d'enseignants et de professionnels, va en prendre connaissance. Une nouvelle phase d'attente d'un mois, deux mois ou plus selon les cas, est à prévoir avant l'entretien oral du jury. (Pour les titres professionnels du Ministère du Travail une mise en situation réelle de travail est organisée).
Nous vous proposons de profiter de ce délai pour préparer l'entretien de validation. Cet exercice se travaille ; l'improvisation ne s'improvise pas.

Déroulement de l'entretien et ces objectifs : les jurés enseignants auront tendance à comparer les connaissances théoriques des candidats à la VAE avec celles de leurs étudiants.
Les professionnels du secteur d'activité seront plus centrés sur le niveau des connaissances en acte des candidats et sur leur vision du métier.
Si votre dossier de validation est sans faille, cette étape n'est souvent plus qu'une formalité, sauf si le référentiel diplôme stipule que savoir prendre la parole face à des tiers est essentiel. L'oral sera l'occasion de prouver vos compétence en la matière.
Pour en savoir plus, téléchargez la charte de déontologie des jurys VAE et le décret 2002-615 du 26 avril 2002 (l'article 4 traite de l'organisation du jury).

Dans la seconde partie, nous donnerons des conseils pour vous préparer et réfléchirons sur le processus de validation des acquis et la posture du jury.

Le jury se rassemble généralement une, deux ou trois fois l'an. Dans certaines Universités ou écoles, il se réunit dès que vous êtes prêt.

Préparer l'entretien du jury

L'entretien se fait sur la base du dossier de validation et du référentiel diplôme. Chaque membre du jury vous questionnera pour obtenir des précisions, des informations complémentaires, examiner et vérifier vos écrits.

Vous ressentez le besoin d'une ou plusieurs séances individuelles de préparation à l'entretien du jury.
Pour faire votre demande, veuillez remplir ce formulaire WORD.

Envoyez-le à cette adresse : contactjury@vaeguidepratique.fr

Prévoyez de nous contacter au moins quinze jours avant votre oral.
Nos accompagnateurs suggérent aux candidats des travaux préparatoires nécessitant un temps d'étude.

Les entretiens sont téléphoniques. Selon notre expérience, c'est la méthode la plus efficace pour le candidat et aussi la moins chère.

C'est principalement à partir de votre dossier de validation que nous élaborons notre questionnaire. Nous devons donc préalablement le lire.
Si vous visez un diplôme universitaire, adressez-nous son référentiel.

Que pouvez-vous attendre de cette préparation individuelle ?
1 - Une relecture pour correction de votre texte de présentation,
2 - des conseils généraux pour ne pas subir l'entretien, portant sur le contrôle émotionnel et sur la conduite à adopter face à certaines postures déstabilisantes adoptées par jury,
3 - une méthode pour organiser et maitriser ses réponses dans la forme et la durée,
4 - un entrainement à l'exposé complet et clair des arguments et réponses aux questions habituelles des jurys et aux questions relatives à votre dossier de validation,
5 - des relances correctives systématiques sur tout ce qui est implicite, pré-réfléchi, « à coté », dans votre dossier de validation et dans votre discours,
6 - une aide à la verbalisation afin d'éviter les hésitations préoccupantes. Repérer les verbes clés,
7 - un relecture de votre travail écrit préparatoire à l'oral,
8 - un argumentaire autour des problématiques rencontrées dans l'exercice de votre métier. Il s'agit de cadrer les singularités de votre parcours d'expérience avec les attentes du diplôme.
9 - Dans un second temps, si le candidat le souhaite, un oral blanc complète ce travail préparatoire.
Vous TRAVAILLEZ en COMMUN avec votre accompagnateur.
Jusqu'à la date de l'oral, il restera à votre disposition pour vous conseiller.


Voici nos tarifs.
Nous garantissons des interventions respectueuses, écartant les jugements de valeur et les abus d'influence

Objectifs et déroulement de l'entretien

L'oral de validation, prouve d'abord au jury que vous êtes bien l'auteur de votre dossier, ensuite vos capacités à intervenir face à un groupe, à vous présenter, à vous faire comprendre, à traiter les objections, à repérer les attentes. Apparaitront au jury la qualité de la préparation de vos entretiens professionnels, le soin apporté pour construire un argumentaire et vos compétences relationnelles.
Vos capacités à verbaliser sont donc d'une extrême importance. Il faut vous y entrainer.
Le jury demande d’approfondir la mise en relation du dossier avec le référentiel du diplôme visé. De la même manière que nous le faisons, il relance le candidat sur toutes les zones de flou. Les recherches de la cohérence et de la vraisemblance par la précision du langage sont des objectifs de notre accompagnement.
Comme votre dossier, un oral de validation est le miroir, dans le fond et la forme, de vos pratiques professionnelles. Tel vous serez face au jury, tel vous êtes en situation de travail. Le jour de l'oral, vous serez dans l'exercice de votre profession.

L'entretien n'est normalement ni une épreuve de contrôle des connaissances ni un oral d’examen ou de concours. Il y a des exceptions en fonction du niveau du diplôme visé.
Au début de l'échange, vous disposez généralement d'un temps de parole pour vous présenter. Pareillement à la relecture du dossier de validation, cette étape ne s'improvise pas. Une préparation écrite s'impose.

Repérez la ou le Président du jury.
1 - Présentez-vous (état civil et statut présent).
2 - Présentez votre parcours professionnel (ou plus largement, votre parcours d'expériences). Résumez-le, montrez sa cohérence. Faites apparaitre vos efforts pour progresser. Soyez succinct, car normalement le jury a déjà pris connaissance de votre dossier de validation.
Ce n'est hélas pas toujours le cas.
3 - Rappelez succinctement votre niveau d'étude et vos formations continues.
4 - Présentez votre projet VAE, rappelez vos motivations. Donnez du sens.
Qu’est ce que l’éventuel obtention du diplôme va changer, pour vous et autrui ?
Pourquoi la VAE a-t-elle eu votre préférence par rapport à la formation ?
Pourquoi avez-vous choisi de valider ce diplôme plutôt qu'un autre ?
5 - Présentez les emplois et les activités sélectionnées dans votre dossier de validation.
Explicitez la progression constante de vos responsabilités.
En quoi chaque activité choisie est en étroite correspondance avec le référentiel diplôme et le niveau requis ?
Pourquoi avoir choisi de décrire ces missions, ces d'activités plutôt que d'autres ? En quoi ces situations de travail montrent que vous avez les compétences et connaissances requises ?
D'autres choix étaient-ils envisageables ? Si oui, lesquels ? Développez, c'est important.
Si c'est la seconde fois que vous vous présentez devant le jury, dites en quoi vous avez progressé depuis votre première expérience et quelles erreurs vous avez corrigées.
Relisez soigneusement le référentiel diplôme et votre dossier avant votre passage devant le jury.
6 - (A partir du niveau bac+3) Quels problèmes sont apparus lors de la rédaction de votre dossier. Comment les avez-vous résolus ?
Montrez une démarche intellectuelle assumée.
7 - Evoquez votre attachement au métier et vos convictions.
8 - Remerciez le jury pour son attention.

Cette présentation est un exercice limité dans le temps. Comptez généralement de 10 à 15 minutes de temps de parole. Il est donc nécessaire de vous chronométrer lors de la phase préparatoire. Il ne faut pas se perdre dans les détails, c'est-à-dire montrer sa compétence à distinguer l’essentiel de l’accessoire.

Pour conclure votre parcours, voici une suggestion de sujets à aborder :
- Qu'ajouteriez-vous à votre dossier de validation ?
- Examinez ce que la démarche VAE vous a apporté (retour d'expérience).
Questions : Quelles leçons en tirez-vous ? Quels savoir-faire ? Cette expérience sera-t-elle utile dans le développement de vos activités ?
- Discutez de l'évolution prévisible du métier et comment vous vous y adapterez.

CONSEILS

PHASE PREPARATOIRE :
• Une bonne préparation passe par un travail écrit, la mémorisation des arguments, faits majeurs et des données significatives.
Ce préalable est indispensable pour :
- garder la maitrise intellectuelle et émotionnelle des échanges,
- éviter les réponses approximatives, non structurées ou hasardeuses signes de confusion,
- capter l'intérêt du jury,
- maitriser l'influence du jury sur vous et de vous sur le jury.
• Ne présupposez pas que le jury devinera tout ce qui sous-tend votre action. L'effort d'explicitation est un travail, il est nécessaire de s'y exercer.
• Relisez votre dossier de validation. Réfléchissez aux considérations qui permettent d'approfondir et de justifier certains détails de votre dossier.
Dressez un tableau synthétique des connaissances, capacités, qualités nécessaires à la bonne réalisation des missions qui vous sont confiées et faites-les correspondre avec les exigences du diplôme.
• (Non obligatoire) Pour animer votre présentation, renseignez-vous au préalable, si vous avez la possibilité de faire une projection type PowerPoint.
• Faites circuler des documents, des supports illustrés (Schémas, photographies...) pour faciliter les représentations de votre auditoire et maintenir l'attention.
• Dès le niveau licence, révisez les définitions de vos principaux outils de pensée, concepts et représentations abstraites. Vos capacités à définir seront éprouvées.
• Plus le niveau du diplôme visé est élevé, plus vous serez testé sur les zones d'imprécision, de flou, les problématiques et sur l'évaluation des conséquences de vos actes.
• ENGAGEZ un dialogue avec le jury. Intéressez-le. Soignez votre interaction avec lui en insistant sur vos points communs par exemple. Maîtrisez et orientez l'entretien autant que possible. Ce n'est réalisable que si vous avez bien préparé l'entretien.

FACE AU JURY :
Avant de répondre au jury,
- notez par écrit le thème de la question posée,
- faites attention au sujet des questions : de qui parle-t-on ? Si le sujet est indéfini, tâchez surtout de ne pas parler que de vous, mais de prendre en considération toutes les parties prenantes,
- à chaque question "comment ?", explorez l'avant, le pendant et l'après de l'action,
- utilisez un vocabulaire professionnel,
- n'hésitez jamais à relancer le jury lorsque ses questions sont floues,
- contextualisez vos réponses,
- illustrez vos réponses par des exemples vécus significatifs.

On peut discerner deux niveaux de réponses aux questions du jury :
1 - Réponse limitée à ce qui est demandé, sans approfondissement (10 à 15 secondes de temps de parole). Le candidat subit l'entretien.
Un candidat qui n'apporte au jury que des réponses courtes devra inévitablement traiter davantage de questions qu'un candidat qui saura comprendre et exploiter les attentes.
2 - Réponse en développant le thème abordé, dans les buts de faire émerger tous les aspects des problématiques rencontrées et de faire ressortir ce que vous avez appris (2 à 3 minutes de temps de parole) :
" Cette question pose le ou les problèmes suivants... Souhaitez-vous que j'approfondisse ce ou ces points ?".
Le candidat maitrise l'entretien. Il est convainquant.

Développer vos capacités à profiter des questions du jury pour valoriser vos acquis et la problématisation de vos situations de travail sont des objectifs essentiels de notre accompagnement.

Intéressez le jury en reliant vos réponses à des exemples vécus. Ce travail de mémoire et être dans la conviction de ce que l'on dit se prépare.


ATTENTION :
Le jury adopte parfois une posture volontairement fermée dont voici quelques manifestations:
- attitude fruste, sans savoir-vivre ni considération pour le candidat,
- attitude critique, provocante,
- interventions fréquentes, hachant le développement de vos réponses et rompant le fil de vos idées.
Ne vous laissez pas impressionner. Vous démontrerez ainsi vos capacités à contrôler la marche de votre pensée et à résister aux tentatives d'intimidation, preuves que vous vous comportez ainsi dans l'exercice de votre profession.


La durée de l'entretien est variable. Elle dépend du niveau du diplôme et de la qualité de votre livret de validation. Comptez entre 20 minutes à parfois plus de deux heures selon le niveau.
A la fin de l'entretien, le jury peut délibérer immédiatement, mais le plus souvent, le résultat vous est communiqué au bout d'une à deux semaines. Il a trois possibilités :
• la validation totale. Vous obtenez un diplôme qui a la même valeur qu'un diplôme ou un titre obtenu à l'issue d'un parcours de formation. Aucun organisme sérieux d'accompagnement ne peut vous garantir une validation totale, les disparités d'évaluation des jurys sont importantes. 50 % des dossiers débouchent sur une validation sociale
• la validation partielle. Le jury ne valide qu'une partie du diplôme. Dans ce cas deux solutions sont possibles pour acquérir les connaissances manquantes :
soit par un complément de formation avec passation des épreuves ou Unités d'Enseignement non obtenues,
soit en complétant son expérience professionnelle. Un nouveau recours à la VAE est alors envisageable.
Questions à poser :
- Où valider les Unités d'Enseignement manquantes ? Auprès de qui se renseigner ?
- Comment officialiser les Unités d'Enseignement validées ?
- Quelle est la durée de validité des Unités d'Enseignement validées ?
- Les Unités d'Enseignements acquises sont-elles transposables sur un autre diplôme similaire validable par VAE ?
Dans certains cas, le jury exige un contrôle complémentaire (par exemple sous la forme d'une étude de cas) . La validation totale dépendra du résultat de ce test.
• le refus de validation. Le refus intégral est la décision la plus rare.
Comment expliquer le refus alors que le candidat fut déclaré recevable sur la certification visée ?
- Les causes principales d'échec total sont : une mauvaise orientation, un livret/dossier de validation explorant mal le parcours d'expérience, un oral de validation mal préparé.

ATTENTION, le jury est souverain et ses décisions sont irrévocables. Il rédige un procès-verbal de sa délibération.

En cas d'absence justifiée liée à un événement indépendant de la volonté du candidat, l'entretien est reporté et donne lieu à une nouvelle convocation.

Processus de validation des acquis de l'expérience
Postures du jury

Les membres du jury, tous avec des niveaux de formation homogènes, partagent normalement une connaissance globale du public concerné par le diplôme et une vision similaire de la branche d'activité, mais évaluer un dossier, résumant parfois toute une vie de travail, reste une gageure.
Les représentants du monde professionnel et de l'enseignement éprouvent des difficultés à rapprocher des savoirs incomparables avec tout ou parties d’un diplôme.

Illustration : un candidat vise un BAC pro secrétariat. Il travaille dans un cabinet d'avocats fiscalistes. Il y a de fortes chances que les membres du jury ne connaissent pas grand-chose aux spécificités de ce secteur d'activité. C'est au candidat de savoir les exprimer pour rendre visibles et mesurables les compétences mobilisées. Le jury ne le fera pas à votre place.
Le candidat est l'avocat de son parcours d'expérience.

Il n'est pas demandé aux professionnels membre du jury d'être titulaire du diplôme visé par le candidat.

Alors, faute de points de référence intangibles, comment évaluent-ils les acquis du candidat ? Lisez aussi les grilles de lecture du jury.

Premier point. Le jury accorde une importance particulière au niveau de formation initial, indicateur des compétences théoriques, pratiques et procédurales de base.

Deuxième point. L'historique du parcours d'expérience et l'ancienneté dans les fonctions occupées sont aussi des références importantes.

Troisième point. La VAE est une autoévaluation faite par le candidat. Il en résulte une forte subjectivité. Le jury évalue cette autoévaluation. Votre capacité à mesurer votre niveau réel est un très bon indicateur pour le jury.

Quatrième point. Il est essentiel que le candidat soit le plus crédible et sincère possible en apportant les preuves de ce qu'il affirme. Le jury teste l’authenticité des écrits. Le moindre doute influence sa décision. Il est toujours en quête de preuves incontestables et d'indices révélateurs repérables lors de l'explicitation écrite et orale de ses activités. Lisez, comment explorer ses activités de manière convaincante pour le jury ?

Cinquème point. Le jury est en quête d'exemples vécus. Ce vécu doit permettre l'accès et le développement des connaissances recensées par le diplôme. Il est donc important de les décrire et d'expliciter l'attitude professionnelle afférente.
Toutes les compétences attendues non illustrées par un ou des exemples vécus sont considérées comme insuffisantes. Un dossier de validation purement théorique revient à confondre la VAE avec une formation. Un dossier de validation n'est pas un exposé théorique.
C'est selon l'importance de ces lacunes repérées dans vos évocations que le jury validera totalement, partiellement ou pas du tout votre démarche.

Sixième point. Il est relativement facile d'établir la réalité et le niveau des acquis techniques et des savoir-faire à valider, mais objectiver les acquis théoriques, cognitifs et sociaux des candidats est plus difficile. C'est la raison pour laquelle le candidat doit insister sur ses capacités à argumenter, à généraliser ou particulariser et à analyser lors de la rédaction de son dossier. Les concepts liés au "métier" doivent être clairement perceptibles.
Lors de l'oral, le jury s'appuie sur l'analyse du langage employé par le candidat pour déduire le niveau de compétence. Illustration : à la question, comment savez-vous que le résultat obtenu est bon ? Si le candidat répond : "je le sais, c'est tout", il ne place pas le jury en situation d'évaluation. Le jury déduira qu'en situation de travail, il est confus. Par contre s'il répond en donnant une description détaillée des étapes d’un processus de travail, il témoigne de la conscience de son savoir.

Septième point. Souvent, faute de pouvoir faire émerger les compétences individuelles des compétences collectives, le candidat doit souligner et valoriser tout ce qui le fait sortir d’un rôle d’exécution.

Huitième point. Le jury est attentif aux capacités du candidat à repérer, exposer et expliquer les problémes spécifiques au métier et ses méthodes pour les résoudre.
Pour le candidat, il est donc crutial de faire émerger ces souvenirs, d'explorer les problèmes dans le temps et sous plusieurs dimensions et de faire des liens logiques entre elles.
Voici une question typique que se pose les membres du jury :
" Compte tenu des informations transmises oralement et par écrit par le candidat à propos des acquis issus de ses expériences, des conditions dans lesquelles il réalise ses activités, de la façon dont il s’y prend et justifie ses choix, puis-je considérer qu’il agit en professionnel du niveau d’exigence attendu d’un titulaire de la certification visée ? "

Neuvième point. Le jury veut savoir comment le candidat a acquis ses connaissances et compétences. Il est attentif au parcours de formation professionnelle continue, aux efforts d'autoformation du candidat, aux échanges inter et pluridisciplinaires, aux certifications et habilitations.

Reste que certains métiers, aux compétences clairement identifiables, sont plus facilement validables que d'autres, mais plus le niveau est élevé plus l'explicitation des compétences cognitives doit être affinée.
La VAE remet aussi en cause les jurys. Repérer et évaluer les niveaux réels de compétence à la simple lecture d'un mémoire de validation, sont des exercices complexes. Rien à voir avec la correction d'un devoir sur table. Le candidat doit s'appliquer à faciliter la tâche du jury. C'est une compétence attendue que normalement l'accompagnateur aide à développer. Lisez, Comment faire émerger les connaissances implicites des experts ?

La prise de décision du jury est généralement consensuelle et rapide, une gageure au regard des difficultés.