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Gestion de projet


Ces définitions et mots-outils sont indispensables pour créer les opportunités d'exprimer ses acquis, comprendre la logique de la VAE, interroger ses situations de travail, rédiger le livret (dossier) de validation.

Les thématiques à étudier sont similaires quel que soit le type de diplôme visé (sciences, droit, technologie, finance, sciences humaines et sociales, santé, sport,…).
En cela la procédure est modélisable.

La dominante de vos acquis d'expérience est en relation avec la gestion de projet (de toute nature), VAE GUIDE PRATIQUE vous oriente vers un diplôme bac+2, +3, + 4, + 5 ou au-delà.
Adressez-nous un CV explicite et nous vous orienterons et conseillerons.
Dans un second temps, nous pouvons vous accompagner.

Gestion de projet - Etude diagnostique , management de l'ingénierie associée :
En cohérence avec un diagnostic , le projet a pour finalités d'assurer la coordination des acteurs et des activités dans un but d'efficacité et de rentabilité pour construire méthodiquement et progressivement une réalité à venir. Le projet respecte des objectifs clairement identifiés, pour une durée déterminée et dans le respect de coûts préétablis. Existe des projets "ouvrages d'art", des projets "organisationnels", comme le projet de changer le plan comptable, et des projets "produits" réalisables en série. Développez ICI.

La gestion de projet comme prétexte pour exprimer et structurer l'expression de ses acquis d'expérience


Après avoir décrit son entreprise et son unité de travail , le candidat visant une licence, un master, un titre d'ingénieur, un MBA... peut structurer son mémoire de validation en s'appuyant sur les étapes de la gestion (ingénierie) d'un projet ou de la gestion d'un problème . Ce cadre simplifiera l'interprétation du jury et facilitera la vérification du degré d'intégration des connaissances nécessaires pour mener à bien le projet.

Plan et cycle vie du projet. les principales étapes PMBOK :
Comprendre, Connaitre :

Réflexion sur les nécessités et intérêts du projet. Analyse de l'existant. Etat des lieux.
- Quelle est la typologie du projet ? Quel est son environnement ?
- Evaluez -vous, suivez-vous dans le temps la pertinence des projets ? Comment ?
- Quelle était la situation avant le projet ( le changement ) ? Quels étaient les liens avec d'autres projets ? Quels sont les liens entre ce projet et la stratégie de votre Organisation ? Quelles sont les conditions de lancement ? Ce projet devait résoudre quel problème ? Le projet correspond à quels besoins, quelles attentes ? Donnera-t-il des avantages concurrentiels porteurs ? Comment le savez-vous ?
Quels étaient vos constats ? Quel fut votre bilan critique à ce niveau ?
- Quels méthodologie et outil de gestion de projet employez-vous ? Justifiez votre choix.
- Qu'est-ce qui n'était pas calé au départ du projet ? Comment avez-vous géré les incertitudes ? Comment validez-vous l'expression des besoins ?
- Quelle continuité existe-t-il avec les projets antérieurs ?
- Comment s'effectua le lancement du projet ?

L'avant-projet - Phase d'émergence, de définition , de programmation - Orienter, Développer, Prévoir : Annexez un schéma synthétisant l'architecture du projet
Définition des visions stratégique, fonctionnelle, procédurale, technologique. Définition du projet, de sa nature.
- Nomination d'un chef de projet, d'un coordinateur - Définition des partenariats - Formalisation des idées, la vision - Etude, explicitation, analyse des stratégies , des objectifs , les enjeux , les caractéristiques - Définition des objectifs du métier - Conception d'un arbre d'objectifs.
- Les études (étude d'opportunité...), analyse du contexte . Etude de la situation présente, Interviews.
- Définir les cibles (utilisateurs...), identification des attentes (relations avec les utilisateurs, avec les clients, les fournisseurs), expression des exigences et des besoins. Positionnement. Délimitation du champ d'action, du périmètre. Définition des compétences à mobiliser. Définition des performances à atteindre.
- Rédaction des notes de cadrage (stratégique, fonctionnelle, technologique, juridique, budgétaire, organisationnelle) et validation.
- Définition et analyse des spécifications fonctionnelles et non fonctionnelles.
- Etudes de faisabilité légale, économique (calcul des coûts directs et indirects, marge), d'impact, technique, organisationnelle, temporelle. Autorisations administratives. Identification des risques et des solutions. Evaluation des répercussions.
- Consultation d'un maître d'œuvre. Premières estimations des ressources humaines, financières, matérielles, des principales étapes, des délais et des retours sur investissement. Estimation de la durée, étude des marges critiques.
- Etude, Documentation, Collecte de données diverses - Expérimentation de scénarii (simulation) permettant d'évaluer les risques, repérer et mesurer les contraintes . Première évaluation des coûts.
- Phase d'approfondissement des besoins, ressources nécessaires à la maitrise du projet. Conception d'une analyse fonctionnelle et d'études techniques. Contact avec des prestataires extérieurs.
- Réalisation de prototypes, de maquettes. Etude de conception. Démonstration en environnement opérationnel.
- Elaboration des cahiers des charges (produits, projets, qualité, de commande,...) et des spécifications techniques, d'un dossier de conception, de manuels utilisateurs, de documents contractuels permettant de lancer le projet. Formalisation de tous les éléments administratifs, financiers et organisationnels. Choix d'un mode de chiffrage.
- Etudes des offres par rapport aux besoins prédéfinis. Négociation , Plan de sélection.
- Business plan. Conception de budgets prévisionnels, plan de trésorerie. Montage financier, Plan de financement (court/moyen terme). Partenariat avec des investisseurs. Calcul du seuil de rentabilité. Calcul des besoins en fond de roulement et évaluation de leur évolution dans le temps. Budgétisation (investissement, affectation, répartition...). Gestion budgétaire.
- Recensement (annuaire) des intervenants. Recrutement. Identifier les sous-traitants, les fournisseurs. Les contractualiser.
- Définition des travaux livrables.
- Recensement des solutions de dépannage pour faire face aux aléas . Revue générale. Approbation.

Engagement et Déploiement des plans d'action - Initialiser, Planifier, Mettre en route, Déployer, Réaliser, Fabriquer, Concrétiser - Structurer, Définir le mode de fonctionnement - Piloter la Production et l'Exploitation, Soutenir :
- Définitions des fonctions , périmètres, découpages, ordonnancement, limites des missions.
- Choix des modalités, des méthodes et des règles de fonctionnement. Assigner un objectif à chaque structure et à chaque activité. Assurer la traçabilité des exigences.
- Identification, définition et répartition des rôles et des charges (méthode RACI). Communiquer pour donner du sens , motiver . Organiser la communication entre les intervenants.
- Détermination d'un chemin critique. Repérage des points clés de décision et de validation .
- Mise en place des structures (organisation, contrôle, production...)
- Détermination et affectation des ressources matérielles. Gestion des ressources. Gestion budgétaire.
- Création d'un calendrier (planning opérationnel, scénarios d'avancement) et de tableau de bord de pilotage. Exploitation du cahier des charges.
- Mise en place des processus , les découper (WBS), des normes de fabrication - Planification graduelle, coordination de chaque étape.
- Pose de jalons permettant de suivre et de mesurer l'avancée du projet.
- Organiser les flux d'information (avec et entre les contacts internes et externes ), les flux logistiques.
- Mise en place de procédures qualité .
- Organiser les achats. Contrôler les approvisionnements. Gérer les stocks.
- Mise en place de documents de suivi d'avancement, de suivi des ressources, de suivi de qualité. Mise en place d'outils d'évaluation et de dossiers de contrôle, les suivis et rapport. Mesures d'efficacité et d'efficience.
- Animation , régulation (partage, coopération, collaboration).
- Phases de tests . Actions de correction.
- Vérification de conformité, des conditions de mise en service. Qualification. Validation .
- Préparer la livraison et Livraison sur Site pilote. Démonstration - Conduite du changement , Plan de formation
- Procédure d'homologation, Généralisation de la diffusion, Passage de l'ancien système au nouveau. Mise à disposition. Mise en production.
- Phases de surveillance après la mise en route du projet. Réalisation de dossiers d'ouvrages exécutés. Installation. Début d'exploitation. Etude de l'exploitation
- Etude de satisfaction des attentes et besoins.
- Protéger juridiquement.
- Conception et mise en place d'un plan de communication (plan de lancement, plan média), de promotion.

Sortie de projet, Bilan - Entretenir, Pérenniser, Faire évoluer, Valoriser :
- Clore les engagements contractualisés, les partenariats.
- Etude et exploitation des résultats, Etude de l' impact réel - Documentation du projet - Retour d'expérience , Généralisation (transfert).
- Adapter le projet à d'autres domaines. Concevoir et mettre en œuvre un plan de commercialisation.
- Etude des évolutions possibles - Développement (internationalisation...)
- Démontage. Recyclage. Tri. Destruction.
- Transmission des connaissances et préservation des savoir-faire - Assistance, Assurer le support technique - Pérenniser.
- Etude, rédaction d'un cahier d'entretien, mise en place d'actions de maintenance corrective et évolutive. Mise à jour de la documentation. Sauvegarde et archivage.
- Revue de direction, définir de nouveaux objectifs .

Questions :
- Quels sont les données, informations, documents d'entrée ?
- Comment réunissez-vous les informations relatives à toutes les tâches se rapportant au projet (gestion de la documentation liée au projet) ? Menez-vous des interviews exploratoires ?
- Quels documents de travail produisez-vous (documents de sortie) ou consultez-vous lors de vos études/gestion de projet ? Annexez des pièces probantes à votre dossier de validation.
Charte et plan de projet - Lettre d'intention - Protocole d'accord, contrat, minutes - Comptes rendus de délibération - Matrice des responsabilités - Lettre de mission - Mandats - Documentation fournisseurs et clients - Etudes et enquêtes préalables (opportunité, d'intérêt, faisabilité, prospective...) et autres études détaillées (services, outils, produits...) - Dossier de consultation - Les notes de cadrage - Le(s) cahier(s) des charges (dossier informatif, juridique, technique...) et les recommandations - Traces écrites des hypothèses, motifs des choix - Plans et schémas - Dossier technique - Cahier de laboratoire - Diagrammes et graphiques - Organigrammes - Fiche de poste - Le qui fait quoi ? - Fiche des méthodes - Nomenclature - Référentiel de contrôle interne et manuels de maitrise - Fiche de collecte des données - Guide des procédures ou référentiel de processus - Spécifications détaillées - Fiche de liaison - Système documentaire - Référentiel - Planning détaillé des tâches - Tableau d'emploi des ressources - Procès verbal - Organigramme WBS des activités et tâches - Structure de décomposition de l'assemblage du produit (ABS) - Structure de découpage du produit (PBS) - Les contrats et avenants - Rapports intermédiaires à chaque étape (rapports de conception) - Des comptes rendus de réunions - Les revues de projet - Les relevés de décision - Dossier de fabrication - Registres et fiches de reporting - Le journal de bord consignant les événements - Tableau de suivi de réalisation de chaque activité (dont suivi des livrables) - Diagramme de suivi des risques - Les prévisionnels (d'organisation, budgétaire...) - La structure de décomposition des coûts et le suivi comptable des budgets - Crédit documentaire - Les devis et factures - L'organigramme (RBS) et le suivi des ressources - Les protocoles et rapports de tests - Notes de calculs - Plans de recettes techniques, fonctionnelles - Le cahier de justification des solutions retenues - Les rapports de dysfonctionnement - Les fiches de suivi d'analyse et traitement des anomalies et des divergences - Liste et rapport de contrôles - Liste et rapport des risques - Statistiques, reporting, indicateurs - Les contrats partenaires, fournisseurs, clients - Le dossier récapitulatif des courriers émis / reçus - Manuel qualité (selon quelle norme ?) - Le tableau des critères et indicateurs qualité - Plan de communication - Rapport de fin de projet - Rapport d'analyses multi-dimentionnelles - Document de mise en service, Manuel d'utilisation, d'exploitation - Guide d'entretien (sens interviews) - Dossier de presse - Supports de formation - Documents de livraison - Cahier de maintenance.
Pour les Marchés Publics : Dossier de consultation - Acte d'engagement - Cahiers des clauses techniques et administratives particulières - Cahiers des clauses administratives et techniques générales
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- Quelles normes en management de projet respectez-vous ? (ISO 10006, X50-115, 116,117, 118, X50-137, 138 ?)
- Avez-vous sélectionné le projet le plus intéressant ? Qui a approuvé, appuyé le projet ?
- Définissez-vous le périmètre du projet ? Qu'est-ce qui est hors projet ?
- Quelles furent les autorisations administratives et légales indispensables à la mise en œuvre du projet ? Quelles équipes (comités) furent nommés ? Quelle était la cohérence entre les buts du projet et les moyens mis en œuvre ? Comment avez-vous estimé ces moyens ? Quels étaient vos outils de chiffrage ? Quelles furent leurs missions spécifiques ? Quels furent les résultats du projet ? Quelle fut sa rentabilité ? Quel fut son coût ? Les prêts furent-ils remboursés ? Qu'est-ce qu'il a modifié ? Qu'est-ce qu'il autorise ? Qu'est-ce qu'il supprime ? Qu'est-ce qu'il innove ? A quoi s'est-il heurté ? Quels furent les amendements au projet ? Comment protégez-vous juridiquement le projet ? Avez-vous externalisé des activités ?
- Participez-vous au comité stratégique ? De pilotage ? De coordination ? A des groupes de travail (lesquels) ? Sélectionnez-vous la source de financement du projet et les affectations budgétaires ?
- Quels sont les opposants au projet ? Quels sont leurs arguments ? Comment arbitrez-vous ?
- A quelles revues participez-vous (revue des exigences et besoins, de définition des objectifs, de qualification, du plan de développement, d'organisation, d'exploitation...) ? Mettez-vous en œuvre le DMAIC, le Six Sigma ? Comment organisez -vous le reporting ?
- De quelles autorisations aviez-vous besoins ? Que pouvez-vous autoriser ?
- Comment intégrez-vous le projet à l'existant ? Rédigez-vous un rapport d'intégration ?
- Quelles méthodes de simulation, quels tests de stress employez-vous (ex : méthode de Monte-Carlo) ? Rédigez-vous des rapports de tests ?
- Décidez -vous des évolutions en cours de projet ? Analysez-vous les conséquences ? Comment surveillez-vous les effets de ces évolutions ?
- Comment vous asurez-vous que les parties prenantes sont en accord et satisfaites à chaque étape du projet ?
- Quels furent les temps forts du projet ? Quels furent les facteurs clés de la réussite (réussite partielle) du projet ? Expliquez. Comment mesurez-vous la réussite ?
- Comment gérez-vous les modifications sur le projet en phase de réalisation ? Racontez. Comment avez-vous fixé les délais d'étude, de réalisation, d'approvisionnement, de livraison,... ?
- Avez-vous fait évoluer l' organisation projet au cours son cycle de vie ? Explicitez, justifiez. Comment avez-vous intégré le projet dans la culture d'entreprise ?
- Quels furent vos indicateurs de performance des couts ? De performance de la planification ? Indices de performance à accomplir ?
- Quels furent vos retours d'expérience (ce qu'il faut répéter, ce qu'il faut créer, ce qu'il faut ajouter ou ôter) ? Réutilisez-vous les données d'anciens projets ? Donnez un exemple.
- Quelles sont les suites prévues ?
- Votre longue expérience de la gestion de projet fournit quelle base de référence ?
- Répondez-vous à des appels (publics et privés) à projets ? Décrivez.