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Etape 4 : Réussir la rédaction du livret VAE ou dossier VAP


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1. Préambule

Vous avez reçu votre notification de recevabilité. Bravo. L'organisme responsable reconnait que vous êtes susceptible de réussir à valider vos acquis sur le diplôme choisi. Maintenant, il vous faut prouver par écrit que vos acquis correspondent au contenu et au niveau de complexité requis par chaque unité d'enseignement du diplôme.
Une étude de texte de chaque terme employé dans le référentiel diplôme est donc indispensable.

Autrement dit, le référentiel diplôme définit les objectifs de votre argumentation (ce qu'il faut démontrer unité d'enseignement par unité d'enseignement), et vos écrits (le livret de validation) expriment les chemins que vous avez pris durant votre carrière pour atteindre ces buts.

Savoir convaincre ne va pas de soi. La démarche ne supporte pas une expression conventionnelle, superficielle et réductrice, car 90% de la réussite dépend d'un dossier adroitement renseigné.
Ce que vous savez définir à propos de vos champs de compétences et l'habileté pour les relier aux champs du diplôme visé font office de tests d'évaluation. Il n'y en a pas d'autres.
Les risques d'incompréhension, de maladresse, d'insuffisance sont importants. C'est un peu comme si vous enseigniez à des enseignants à partir d'une didactique professionnelle et d'une stratégie de langage et de de communication. Peu de candidats sont formés à ces disciplines.
Plus le niveau du diplôme est élevé, plus l'exercice écrit et oral est complexe.

RAISONS POUR LESQUELLES LES ACCOMPAGNEMENTS SANS RELECTURE CRITIQUE SONT À PROSCRIRE.


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Depuis que nous exerçons, nous avons étudié des milliers de dossiers de validation (niveau bac+2 à bac+8) et de mémoires de fin d'études. Que d'écrits insuffisants, stéréotypes, hors de propos, illogiques, sans structure, sans imagination, ne prouvant rien, lisons-nous quotidiennement, et ce, malgré les accompagnements des organismes certificateurs. Notre expérience montre que de très nombreux candidats ne savent ni créer les opportunités d'expression de leurs acquis, ni les relier de façon explicite au diplôme. Nous sommes obligés de corriger en profondeur pour pallier de nombreuses lacunes, le manque de stratégie et les maladresses de langage.

De nombreux pièges sont à éviter. Voici les plus fréquents :

  1. Le premier consiste à surestimer ses capacités à définir une stratégie argumentative pour convaincre un jury.
  2. Le deuxième consiste à confondre le travail de validation avec un cours théorique. La VAE s'ancre dans la VIE (l'exemplarité des situations de travail) et pas exclusivement dans la théorie .
  3. Le troisième piège consiste à décrire seulement "ce que vous faites". C'est très incomplet, donc faux. Cette incompréhension conduit souvent au hors sujet, donc à l'échec.
    Le "ce que vous faites" est trop souvent éloigné des attentes abstraites d'un diplôme et il n'existe pas un diplôme par métier, par fonction ou par employé. En conséquence, nous conseillons de décrire d'abord les procédures ou processus de travail théoriques et dans un deuxième temps de les mettre en scène, c'est-à-dire de les rapprocher de "ce que vous faites". Les écarts entre théorie et pratique apparaissent et il est plus facile de corriger.
  4. Le quatrième piège découle du précédent. Il ne s'agit pas uniquement de décrire vos activités, mais aussi de donner du sens (le pourquoi ?), puis de relier de façon explicite ces situations de travail à chaque composante du diplôme.
    Croire que le jury va faire l'effort de deviner les liens entre vos réalités professionnelles et chaque composante du diplôme est erroné.
    Plus le niveau de diplôme est élevé plus il est indispensable d'expliciter ses schémas de pensée associés aux actes (une pensée qui progresse et se construit au fil des prises d'information , une pensée illustrée par des exemples très significatifs en relation avec le diplôme).
  5. Le cinquième piège consiste à ne pas savoir créer les opportunités (ou prétextes) d'exprimer. L'absence de créativité est souvent le point faible des dossiers de validation. Un accompagnateur chevronné doit vous y aider.
  6. Le sixième piège est de sous-estimer l'extrême importance du langage (surtout pour les diplômes universitaires). L'enjeu est considérable pour la réussite, savoir définir ses activités et les processus cognitifs associés est complexe, inhabituel pour la grande majorité des candidats (y compris les enseignants).
    Vous guidez la compréhension du jury en communiquant de façon nette vos champs de responsabilité, l'état de vos savoir-faire et connaissances en lien avec le diplôme et dissimulés dans vos situations de travail.
    Un candidat très expérimenté, mais ne sachant pas le manifester par écrit aura moins de chance de réussir qu'un candidat ayant moins d'expérience, mais habile dans son argumentation. Les mots respectent difficilement la pensée et la trahissent facilement. La VAE est un exercice d'expression.
  7. Le septième piège consiste à ne pas penser en terme de niveau. Le candidat doit non seulement se demander si les expériences explicitées et réponses aux questions posées sont suffisamment en lien avec le contenu du diplôme, mais aussi, et surtout si elles sont au niveau de la complexité requise.

Vous êtes dans l'exercice de votre profession tout au long de la procédure. Autrement dit :

  1. Savoir informer suffisamment le jury, pour qu'il soit en capacité d'identifier et d' évaluer le niveau de vos acquis démontre que vous savez renseigner votre hiérarchie et toutes les parties prenantes de votre profession (votre devoir d'information).
  2. Savoir relier vos écrits aux attentes, exigences du diplôme montre au jury que vous savez aligner vos compétences sur la loi, une stratégie , un diagnostic , des objectifs/besoins/exigences , des consignes, en situation de travail (votre logique).

L' accompagnement doit vous guider dans cet exercice didactique écrit et dans la mise en relation avec les attendus du diplôme. Cependant, cette prestation n'est pas à confondre avec une formation. Aucun cours n'est dispensé, il n'y a aucune transmission de savoirs par des enseignants (sauf de savoir écrire), puisque vous avez déjà appris en pratiquant.


Le livret ou dossier de validation est un document transmis et formalisé par les écoles et universités. Il organise le récit descriptif et analytique de vos expériences passées et présentes. Le cadre descriptif construit, vous passez au cadre analytique en questionnant vos pratiques professionnelles . Ce faisant, vous montrez vos capacités à donner du sens et de la valeur . La rédaction demande au candidat de maitriser un lexique particulier propre à l'expression des compétences et d'être "agile", car il est illusoire d'être d'emblée exhaustif et pertinent. Vous reviendrez souvent sur vos écrits.

Pour le jury, il y a une étroite correspondance entre d'une part la qualité dans l'expression écrite de vos compétences (ce que vous savez en dire fait preuve) et d'autre part, le niveau des connaissances disciplinaires et savoir-faire pratiques attendus. Il faut du temps pour réussir ce travail d'introspection professionnelle très inhabituel (faire l'expérience de son expérience). Prévoyez de 4 à 8 heures de travail hebdomadaire sur 3 à 10 mois, c’est fonction du niveau de diplôme, de votre capacité à traduire vos compétences et souvenirs de façon significative par rapport aux attendus et du degré d’approfondissement de votre réflexion.

Toute l'ambition de l'équipe de VAE Guide Pratique est de vous y aider concrètement en proposant une banque de questions-modèles, des méthodes , en libre accès, des outils suscitant la réminiscence du contenu de vos situations de travail et stimulant vos capacités d'analyse .

Notre site internet a cependant des limites. L'offre de formations accessibles par VAE (environ 15 000 diplômes) est telle que l'ambition de répondre à tous les cas de figure est impossible. Il nous faut parfois vous accompagner individuellement. C'est pourquoi nous proposons deux accompagnements payants qui complètent et contextualisent le site en fonction du diplôme que vous visez :

  1. L' entretien méthodologique . Rédiger le dossier de validation est plus simple qu'il n'y parait lorsque le candidat a une logique de pensée adaptée à la procédure et des plans sur lesquels s'appuyer pour structurer ses écrits.
  2. La révision critique de votre dossier de validation au fur et à mesure de sa rédaction. L'étude progressive des écrits, est à notre idée la meilleure méthode d'accompagnement. Le candidat s'améliore petit à petit en intégrant la gymnastique d'esprit inhérente à la VAE.

Pour faire votre demande, consultez ici .

Nous vous aidons aussi à rédiger vos thèses et mémoires .


2. Le dossier (ou livret) de validation

C'est un travail écrit qui, dans tous les cas de figure, est demandé à ce stade de votre démarche. Il fait office de test d'évaluation.
Il peut s'y adjoindre une épreuve de mise en situation réelle si vous visez un Titre Professionnel, un CQP , ou une certification dispensée par certaines Ecoles. Aux diplômes du secteur sanitaire et social, s'ajoute éventuellement une formation complémentaire obligatoire.

Vous retirez, auprès de l'organisme en charge du diplôme, un dossier qui s'appelle, dans la plupart des cas, Dossier ou Livret 2 de validation. Quelques écoles et universités n'ont pas conçu de livret de validation. Le candidat se confronte à la feuille blanche.
Certains organismes valideurs imposent des délais. Un an généralement entre la notification de recevabilité et le dépôt du dossier de validation.
Prenez donc soin de vous renseigner sur les dates limites de dépôt de votre travail (un à trois mois selon les cas, avant la session du jury choisie. Ce délai est nécessaire pour réunir le jury et étudier le dossier).
Au besoin, renseignez-vous si vous pouvez opter pour une session du jury qui vous convient mieux que celle proposée.

Les organismes responsables vous proposeront un accompagnement , pour le remplir. Il est normalement facultatif, mais parfois obligatoire. Les coûts et la qualité sont très variables (y compris pour les organismes ayant acquis une grande notoriété en matière de formation). Si vous décidez de ne pas vous faire accompagner, ce site vous sera particulièrement utile.
Vous pouvez aussi opter pour notre accompagnement .

Comme pour la recevabilité, chaque organisme en charge des diplômes a son propre modèle de dossier de validation. Mais, au sein d'une même université ou école, il est identique pour tout le catalogue de formations (droit, sciences, langue, technologie, etc.). Il rassemble les thématiques et questions à réfléchir et/ou les études de cas à analyser.

ATTENTION :
Les livrets ou dossiers de validation sont plus ou moins bien pensés selon les organismes. Surtout lorsque le candidat doit renseigner précisément des tableaux de synthèse recensant les compétences et de connaissances attendues, alors qu'il n'a généralement pas l'habitude de rédiger des taxonomies sur ces sujets. Commencez toutes vos phrases par les verbes-clés proposés dans notre taxonomie .
Quoi qu'il en soit, rappelez-vous toujours que votre seul objectif est d'être convaincant par rapport au contenu du diplôme. Dans tous les cas, soyez opportuniste (c'est-à-dire, créez les occasions de dire) et habile pour révéler vos acquis.
Veillez à être raccord entre les tableaux de synthèse et vos études de cas.

Dans les faits, il y a deux dossiers distincts : le dossier narratif, explicitant les études de cas et le dossier de preuves que vous créerez, rassemblant les documents témoins comme vos outils d'analyse de l'activité.

Voici un exemple type : le Livret de validation pour les diplômes de l'Education Nationale allant du CAP au BTS.

Beaucoup de candidats nous demandent les trames vierges au format WORD des dossiers de validation du secteur sanitaire et social (CAFDES, DEIS, DEES, DEETS, CAFERUIS, DEASS...). Si vous les souhaitez, contactez-nous . Ils sont bien conçus par rapport à d'autres.


3. Comment répondre aux questions des organismes valideurs ? Quelles sont les thématiques à réfléchir ?

En théorie, c'est relativement simple. Le principe est le suivant : relier chaque attendu du diplôme à vos acquis d'expérience et de connaissance, en profitant des thématiques à étudier (pratiquement toujours les mêmes quel que soit le diplôme) et recensées dans le livret de validation.

En pratique, l'explicitation analytique écrite de vos activités pour rendre visible vos connaissances , compétences et pratiques professionnelles ne va pas de soi, l'ajuster à un référentiel diplôme non plus. C'est un travail d'élucidation qui impose de réfléchir chaque attente du dossier, de revenir de nombreuses fois sur ses écrits notamment au moyen d'un questionnement approprié des écrits. C'est l'une des raisons d'être de l' accompagnement de qualité.

Ce travail doit atteindre un degré de précision suffisant pour que le jury soit convaincu de la véracité de votre témoignage et persuadé que le contenu de vos acquis et leur niveau correspondent à ceux requis par le diplôme. Plus le niveau du diplôme est élevé, plus le maillage des descriptions de vos expériences sera fin (sans noyer le jury avec des données subalternes) et plus vous montrerez l'acuité de vos études et analyses .
Une seule méthode pour y parvenir, interroger minutieusement votre mémoire et vos expériences, rassembler toutes les traces probantes possibles de vos réalisations et s'approprier la terminologie propre à l'expression des compétences.

Les principales phases de travail :
(voir ICI une synthèse)


1. Phase de préparation, de documentation, de recherche.

Lisez attentivement ces 4 fiches-conseils avant de débuter votre travail :
Comment se préparer ?
Par quoi commencer ?
Quelles méthodes suivre ?
Ce qu'il ne faut pas faire .
Il est indispensable de ne pas se précipiter dans la rédaction de votre livret sans une réflexion préalable afin de comprendre les exigences de la VAE et du diplôme.

  • Mémorisez chaque attendu du diplôme visé. Ils définissent les buts de votre argumentaire.
  • Mémorisez les questions posées dans le livret de validation. Ne les étudiez pas séparément les unes des autres, mais en cohérence les unes par rapport aux autres.

Documentez-vous. Réfléchissez les attentes cachées.

2. Phase d'incubation

Associés à notre questionnaire-type , ces outils à télécharger et cette cartographie des compétences vous aideront à mettre à plat les différents aspects de vos activités (à vous auto-informer). Faites un inventaire hiérarchisé de vos activités et des tâches qui les constituent. Classez-les en fonction des attendus du diplôme visé.

3. Phase de sélection des situations de travail à expliciter.

Généralement une par pôle d'enseignement du diplôme visé.
Le critère de sélection est simple. Plus la situation offre de PRÉTEXTES pour exprimer les compétences et connaissances attendues par le pôle d'enseignement entrant dans le périmètre de votre démonstration, meilleur est le choix.
Il existe trois sortes de situations de travail : les activités récurrentes (qui ne changent pas), les gestions de projet (les changements, les investissements), les situations-problèmes .

4. Phase de description (type WBS)

Situations de travail en rapport étroit avec chaque unité d'enseignement du diplôme visé. Pour vous aider, concevez des mind mappings des processus théoriques (c'est-à-dire les différents types de gestion requis par chaque unité d'enseignement du diplôme visé).

5. Scénarisation des processus théoriques (storytelling)

Autrement dit la contextualisation des processus.

6. Phase d'évaluation des descriptions scénarisées

Vous évaluez la pertinence descriptive de chaque mission , activité et tâche en les confrontant aux attendus du diplôme. Retenez que ce qui est en cohérence avec le contenu du diplôme. Identifiez les lacunes. Corrigez.

7. Phase d'analyse

Donnez du sens et de la valeur : définition du contexte , des enjeux , des hypothèses, des diagnostics , des objectifs , des risques , des opportunités, des outils, des méthodes , des obligations , des problématiques , l'analyse des parties prenantes . Précisez vos prises et productions d'informations , justifiez vos décisions , vos plans d'action , vos initiatives . Hiérarchisez vos évaluations en fonction du macrocontexte, de l'entreprise, enfin de vos missions.

8. Phase d'évaluation de l'analyse

Retenez que ce qui est en cohérence avec le niveau des attendus du diplôme, c'est-à-dire du niveau de complexité requis (est-ce du niveau requis ?). Identifiez les lacunes. Corrigez.

9. La rédaction finale, la structuration et la mise en forme

Vous ne commencez votre narration que lorsque vous aurez rassemblé tous les faits significatifs et conçu un plan cohérent (notamment pour les diplômes universitaires).
La structuration dépend de la trame du dossier de validation. Elle diffère donc selon les organismes. Cependant, les thématiques à aborder sont similaires quelle que soit la mention du diplôme visé.
Si l'organisme, vous laisse libre de concevoir votre plan, organisez vos écrits ainsi (généralement pour les diplômes universitaires et titres d'ingénieur) : champ d'études, contexte(s), état des lieux, études et prises d'information préalables, enjeux, analyse des risques, hypothèses, diagnostic(s), relations internes et externes, objectifs différenciés, plans d'action afférents, leviers d'action, planification, contrôle, évaluation, outils afférents, problématique(s) rencontrée(s) résultats obtenus et impacts, documents produits, conclusion et liens avec le diplôme. Beaucoup d'autres plans sont possibles.

Conclusion
(selon le niveau du diplôme)

Revue du diagnostic, des hypothèses, discussion des objectifs prédéfinis, ROI, impact a posteriori, retours d'expérience et transférabilité des compétences, explicitation des liens avec le diplôme visé, c'est-à-dire référence aux théories, lois, principes, normes, principes et concepts sous-jacents aux compétences.


4. Méthode par autoquestionnement

Nous nous appuyons en partie sur le dossier de validation de l'Education Nationale, assez représentatif de presque tous les thèmes à aborder (un métamodèle, même s'il y a des oublis importants comme la construction du diagnostic, d'une décision, la définition des enjeux et des objectifs, la gestion des risques, la production d'information,... Vous devez donc tirer parti des questions pour les exprimer), pour vous proposer une méthode de questionnement suscitant l'explicitation descriptive et cognitive de vos acquis .

Notre outil ne s'adresse pas uniquement aux candidats visant un bac ou un BTS. Il s'adapte à un large éventail de métiers et jusqu'au niveau bac+2 voire 3 parfois. Au-delà, nos accompagnateurs doivent prendre les rênes.
Il est constitué de milliers de questions modèles balayant de nombreux cas de figure. Appropriez-vous ce travail, mais créez votre propre rapport à ce questionnaire . Ne répondez que si les questions correspondent au contenu et au niveau du diplôme à valider.

ATTENTION :
Les candidats qui recherchent des modèles à télécharger font souvent fausse route. Les exemples proposés sont souvent d'une grande médiocrité. Nous doutons qu'un candidat ait réussi avec de tels écrits. D'autre part, les acquis des candidats sont toujours contextuels. Ce qui est vrai pour l'un peut être faux pour d'autres. L'étude de vos contextes est donc déterminante, car la logique de l'action en résulte.


Nous réitérons, car c'est important, chaque question de l'organisme valideur crée l'opportunité de démontrer au jury que vos expériences produisent des savoirs en lien avec les attentes du diplôme. Sachez les exploiter au mieux pour révéler vos capacités , qualités , compétences et toutes les connaissances mobilisées. Le rôle de l' accompagnateur VAE est normalement de vous y aider, car c'est un exercice inhabituel où plus le niveau du diplôme est élevé, plus les réponses doivent être élaborées.

Notre méthode (bac +2 au bac+5, au-delà la méthode évolue) vise prioritairement six objectifs clés pour votre réussite :

  1. Faire comprendre les attentes du jury, délimiter les champs, afin d'éviter les défauts d'information et le hors sujet (ce que signifie les questions).
  2. Faire émerger les souvenirs significatifs, créer les prétextes pour exprimer, reconstruire votre vécu par association raisonnée d'idée, les relier au diplôme. Organiser votre travail descriptif .
  3. Favoriser l'introspection professionnelle, c'est-à-dire susciter l' autoquestionnement explicatif , la réflexion, l'approfondissement ( problématisation , audit des processus ).
  4. Aider à expliciter les étapes de votre "savoir et savoir-faire ce faisant" sans rien omettre, mettre des mots sur vos compétences, définir des indicateurs de compétences révélateurs. Savoir exploiter les opportunités d'expression offertes par chaque question.
  5. Trouver les passerelles entre vos acquis de l'expérience et les connaissances recensées dans le référentiel diplôme . Aider à passer de la pratique à la théorie.
  6. Aider à passer du récit inexpert à un écrit au niveau universitaire. Rédiger un dossier de validation probant, argumenté, dans un style clair, synthétique, vivant et explicite. Plus le niveau de diplôme est élevé, plus la maitrise du langage écrit est indispensable.

5. Socle de compétences et questionnement

Questions habituelles des organismes valideurs portant sur chaque emploi en lien avec le diplôme visé.

Reliez chaque thématique à étudier à chaque unité d'enseignement du diplôme.

#

Thèmes de réflexion à aborder
quel que soit le diplôme visé

Attentes habituelles
des dossiers de validation

1

Présentation de la stratégie (positionnement, différenciation, réponse à quels besoins, segmentation, politique partenariale ,...), la structure de travail , son objet, son offre, sa vocation, son évolution, les compétences collectives, le personnel, la production .
Description de l'environnement institutionnel, concurrentiel de l'établissement, géomarketing et de son organisation interne
Cadrage juridique
Vos études du macrocontexte
Bilan social de l'Organisation
Votre culture du métier
Normalisation qualité de la structure

Descriptif de l'organisation - macrocontexte :
Raison sociale ; statut juridique ; activité(s) ; effectifs ; volume d’activités ; autres données quantitatives ou qualitatives

Pour les diplômes supérieurs, l'explicitation du macrocontexte (stratégie) est beaucoup plus approfondie surtout si le candidat a conçu le business-plan.
Le candidat doit souvent indiquer ses relations avec chaque composante de la chaine de valeur de la structure et expliciter son influence au niveau stratégique

2

Organigramme
Description et analyse de l' environnement de l'unité de travail

L'unité de travail décrite dans son contexte
Définition des missions de l'unité de travail
Interactions entre les éléments de la chaine de valeur.

Descriptif de l'emploi - mésocontexte :
Dénomination ; votre statut ; unité de travail ;

Pour les diplômes supérieurs, l'explicitation du mésocontexte est beaucoup plus approfondie surtout si le candidat a créé le service, a défini les structures organisationnelles.

3

Votre place relative , votre progression
Définition de vos missions , de vos responsabilités et inventaire de vos activités présentes et passées (en étroite cohérence avec le diplôme visé)

Microcontexte. Vos positions et responsabilités au sein de la structure
Quelle place occupez-vous dans cette unité de travail ?
Question importante qui revient à rédiger un CV structuré en fonction de chaque composante du diplôme visé

4

Les outils et méthodes de contrôle des exigences, des objectifs , des performances
Les grilles et tableaux de bord d'évaluation, les indicateurs associés
Repérage et analyse des écarts
Vos capacités à les corriger
Champ et limites de vos responsabilités et de celles d'autrui
Questions

Définition, contrôle et évaluation de vos activités

Pour les diplômes supérieurs, vous créez les méthodes et outils pour évaluer et contrôler .
Les évaluations critiques sont à relier aux diagnostics et objectifs

5

La portée de vos décisions , actions (seul responsable de...)
Vos champs d'intervention, les marges et limites
Votre autonomie (évaluez en fonction de chaque pôle d'enseignement selon des critères prédéfinis)
Votre sens de la responsabilité .
Votre créativité, vos compétences pour identifier les lacunes, les dysfonctionnements et les pallier
Questions

Indiquez vos marges d'initiative et d'autonomie
Les initiatives sont reliées aux changements que vous introduisez. Explorez-les en fonction de chaque pôle d'enseignement pour révéler vos acquis.

Pour les diplômes supérieurs, décider et entreprendre sans attendre d'instructions d'une hiérarchie est très révélateur du niveau des acquis de l'expérience.

6

Capacité à définir vos besoins RH et compétences
Votre autorité légale, votre influence

Prise et sens des responsabilités
Vos capacités à définir , diriger , à animer d'un groupe, à décider, à valider , à contrôler et évaluer , à arbitrer, à déléguer
Votre capacité à fixer, mesurer des objectifs
Votre capacité à gérer les ressources , à planifier
Votre capacité à gérer des conflits
Votre capacité à transmettre un savoir-faire (compétences pédagogiques)
Questions

Précisez, vos fonctions de tutorat ou d'encadrement

Pour les diplômes supérieurs, la participation à la gestion RH (de la définition des besoins RH, jusqu'au licenciement) est très souvent requise.
Des références au Code du Travail sont requises

7

Mise en perspective temporelle
Les principales évolutions du métier au fil du temps . Les contextes changeants (niveaux macro ou stratégique, méso et micro contextuels).
Vos études et réflexions sur les causes et effets des changements
Votre réflexion l'avenir du métier (étude prospective).
Vos capacités à concevoir des outils de veille pour anticiper les changements

Si des changements importants ont marqué l’évolution de votre emploi (fonction ou poste), de quel(s) ordre(s) étaient-ils ?
Pour les diplômes supérieurs, l'explicitation de l'impact des changements (diagnostic stratégique et opérationnel des conséquences) est très révélatrice du niveau des acquis de l'expérience.

8

Votre adaptabilité , la gestion du changement
Vos capacités d'apprentissage et à progresser
Vos capacités à réfléchir , à étudier et comprendre une situation
Votre capacité à concevoir et mettre en œuvre un plan d'action en cohérence
Votre capacité à repérer les changements à venir, à les anticiper .
Questions

Comment avez-vous fait face à ces changements ?

Pour les diplômes supérieurs, vos compétences pour émettre des hypothèses, créer des scénarios, les valider, rechercher des solutions et les mettre en œuvre sont très révélatrices de vos acquis.

9

Capacité à identifier les besoins de changement, à étudier la faisabilité, l'opportunité.
Votre veille, votre implication et votre motivation
Vos préconisations. Votre créativité
Vos capacités à gérer un projet , à négocier , à étudier les résultats obtenus
Vos représentations
Questions

Expliquez si vous avez eu la possibilité de proposer et d’introduire vous-même des améliorations ou des changements

Pour les diplômes supérieurs, l'explicitation de vos capacités à innover est très révélatrice du niveau des acquis de l'expérience.

10

Votre capacité à construire des hypothèses, à les valider, à dépister, à diagnostiquer , à construire des solutions pour à résoudre des problèmes
Votre maîtrise et assurance face à des situations multiples. Votre agilité, réactivité
Votre capacité à improviser
Votre capacité à évaluer , fixer des critères et indicateurs d'évaluation , étudier les problématiques et solutions , fixer des objectifs, des priorités, concevoir et mettre en œuvre un plan d'action , étudier les résultats et en tirer les leçons .
Questions

Donnez des exemples de situations problématiques que vous avez rencontrées.
Expliquez comment vous y avez fait face
.

Pour les diplômes supérieurs, vos compétences pour construire une démarche scientifique raisonnée, prévoir, anticiper, prévenir sont très révélatrices du niveau des acquis de l'expérience.



LES FICHES DESCRIPTIVES de vos SITUATIONS DE TRAVAIL
Questions portant sur chaque situation de travail en lien avec le diplôme

Il est généralement demandé d'expliciter et d'analyser 4 activités ou situations de travail (la quantité est variable selon les organismes valideurs et selon les opportunités d'exprimer) en relation étroite avec les pôles ou unités d'enseignement du référentiel diplôme et avec le niveau requis.
L'idéal est une situation par pôle d'enseignement.

CHAQUE SITUATION DOIT ÊTRE CONSIDÉRÉE COMME UN PRÉTEXTE POUR EXPRIMER.

Ces situations vécues sont à expliciter et à analyser comme on le fait dans une étude de cas, puis méthodiquement reliées de façon explicite au pôle d'enseignement du diplôme. Plus elles sont complexes, plus elles offrent de possibilités d'exprimer ses compétences.

Pour chaque situation de travail sélectionnée, explicitez au jury votre intention, ce que vous souhaitez prouver au jury et les liens avec les pôles d'enseignement.

Nous rappelons que cette approche ne s'adresse pas uniquement aux candidats visant un bac ou un BTS, mais à de nombreux niveaux de diplômes .

#

Thèmes de réflexion communs quel que soit le diplôme visé

Attentes fréquentes
des dossiers de validation

1

Le fait générateur
Le bien-fondé de la situation
Le périmètre de l'étude de cas.
Les études préalables nécessaires à la construction d'un diagnostic
L'audit de l'état des lieux

Définition du contexte

Au niveau supérieur, il est souvent demandé soit d'expliciter des gestions de projet (MOA, MOE et liens entre les deux), soit des gestions de situations-problèmes .

2

Inventaire et définition de toutes les tâches composant la mission ou l' activité à décrire.
Mind Mapping, cartographie des processus
WBS des gestions de projets
Description en phase normale d'exercice puis en phase anormale
Questions

Décrivez cette activité
Une activité est composée d'une famille de tâches

Il s'agit de cartographier les processus de travail ad hoc en lien avec chaque pôle d'enseignement, puis de les contextualiser (scénarisation) en fonction des réalités de la structure de travail.

Au niveau supérieur, il est souvent demandé d'inventorier les missions , les activités qui composent chaque mission et les tâches qui composent chaque activité.

3

Les objectifs déduits des prises d'informations d'entrées, des observations, des diagnostics, des études préalables
Votre capacité à donner un sens , à valoriser
Votre conscience des enjeux , des objectifs , des risques , des urgences
Etude de la valeur , votre capacité à estimer,
Votre capacité à prendre du recul pour évaluer
Votre capacité à repérer , évaluer , fixer, hiérarchiser les priorités
Questions

Quels sont les objectifs ? Quels sont les enjeux ?

Pour les diplômes supérieurs, distinguez les objectifs stratégiques des objectifs opérationnels.
Les enjeux peuvent être reliés à la gestion des risques.

Un candidat qui sait exprimer des objectifs clairs, cohérents par rapport au diplôme et exprimer des enjeux, sait révéler le niveau ses capacités cognitives.

4

Socialisation interne, échanges inter et pluridisciplinaires
Vos capacités à travailler en équipe et seul,
Votre collaboration, vos coopérations,
Vos compétences relationnelles
Questions

Pour cette activité (phases de conception et réalisation), vous êtes en relation avec qui dans votre organisation ?

Le niveau de la socialisation interne du candidat est très révélateur

Créez un tableau :
Listez les parties prenantes internes, les objectifs et les documents produits

5

Socialisation externe, votre réseau
Echanges inter et pluridisciplinaires, pluriculturels
Description des clients, du public, institutions... Connaissance des parties prenantes
La gestion des partenariats
Vos compétences relationnelles ,
Vos capacités à communiquer , à promouvoir.
Vos capacités à négocier , vos méthodes
Questions

Pour cette activité (phases de conception et réalisation), vous êtes en relation avec qui à l'extérieur votre organisation ?

Le niveau de la socialisation interne du candidat est très révélateur

Créez un tableau :
Listez les parties prenantes externes, les objectifs et les documents produits

Pour les diplômes supérieurs, indiquez le niveau hiérarchique de vos relations.

6

Capacité à définir vos besoins en information
Vos capacités à repérer, collecter, sélectionner, exploiter, analyser, transmettre les informations orales et écrites
Votre veille documentaire, vos recherches associées

Vos capacités à produire des messages écrits, chiffrés Questions

Vous devez collecter, analyser, produire quelles informations (phases de conception et de réalisation)

Pour les diplômes supérieurs, les compétences pour structurer, hiérarchiser les flux d'information sont importantes à expliciter.
Plus le niveau des informations est stratégique plus le niveau du diplôme est élevé.

7

Le point sur vos connaissances pratiques. Vos capacités à gérer les ressources .
Votre participation à la gestion des infrastructures, équipements, instruments.
Votre participation à la conception, renseignement, analyse de vos outils de travail matériels et intellectuels
Votre participation à la gestion budgétaire (fonctionnement, investissement, trésorerie). Les moyens financiers mobilisés
Métrologie
Questions

Quels sont les ressources, outils, techniques, logiciels, matériaux, que vous utilisez pour concevoir et réaliser cette activité ?

Plus le niveau du diplôme est élevé, plus le candidat détermine ses besoins RH, budgétaires, outils, matériaux et équipements.

8

Votre capacité à repérer, évaluer, les contraintes, à les hiérarchiser, à vous y adapter.
Faites le point sur les charges de travail, les limites , les précautions, sûreté , garanties, protections. Vos capacités à repérer les risques
Vos connaissances des obligations règlementaires
Les certifications, accréditations, la démarche qualité
Votre niveau de responsabilisation
Votre éthique et déontologie
Questions

Cette activité présente-t-elle des contraintes particulières ?

Pour les diplômes supérieurs (mais pas seulement), l'explicitation des contraintes est approfondie, notamment les obligations légales, contractuelles. Elle est en lien avec la gestion des risques.
Comment palliez-vous les contraintes ?

Votre sens de la méthode
9

Vos connaissances des processus et procédures
Les facteurs déterminants de votre organisation (avant la réalisation, pendant et après).
Vos capacités à vous organiser seul et en équipe
Vos capacités à organiser, planifier, coordonner le travail de vos équipes
Vos anticipations et prévoyances
Votre gestion du temps , vos optimisations
Votre gestion du stress
Questions

Décrivez comment vous vous organisez pour réaliser cette activité Soyez raccord avec " description de l'activité "
Scénarisez (storytelling) la situation de travail.

La compétence "écrivain" est requise.

Pour les diplômes supérieurs, vos relierez stratégie et organisation. Pensez planification et coordination.

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Définition des savoir-faire et du comportement professionnels
Vos connaissances pratiques et compétences en acte, vos pratiques professionnelles
Votre efficacité opérationnelle. Vos performances
Votre maturité professionnelle, confiance en soi
Vos autocontrôles et autoévaluations
Votre sens de l'exactitude , votre aptitude à différencier, votre goût de l'excellence, du détail
Votre capacité à transmettre un savoir-faire
Vos qualités personnelles et système de valeurs.
Questions

Quelles sont compétences requises pour concevoir et effectuer cette activité ?


Ne confondez pas compétences (savoir-faire) et connaissance (savoir théorique)
Quelles sont vos compétences mobilisées nécessaires pour étudier , tester , mesurer, diagnostiquer , résoudre , mettre en œuvre.
Listez (sujet, verbe(s), processus de travail) et soyez très en cohérence avec le diplôme visé.

Compétences et acquis d'expérience sont synonymes

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Votre connaissance des lois et normes
Vos capacités à interpréter et analyser
Votre connaissance des principes , des théories, des systèmes, des écoles de pensée
Vos formations continues, autoformations, recherches documentaires , bibliographie.
Questions

Quelles sont les connaissances mobilisées pour accomplir de cette activité (scientifique, économique, juridique, mathématique, statistique, langue, etc) ?

Cette attente est souvent difficile pour les candidats.
Il s'agit d'inventorier les connaissances théoriques cachées derrière les compétences , notamment la loi et les principes "métiers".
Votre niveau d'étude, langues vivantes
Votre veille et culture générale et la connaissance des spécificités de votre environnement professionnel.

Pour les diplômes supérieurs, une bibliographie complète est à annexer.

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Votre connaissance des outils et méthodes d'évaluation
Vos compétences pour recueillir les données nécessaires
Votre logique pour les relier aux objectifs
Vos actions correctives en cas d'anomalie

Les études de satisfaction
Vos comptes rendus d'évaluation

Comment est évaluée cette activité ?

Quels sont les liens entre diagnostic , objectifs et évaluation ? Quels sont vos tableaux de bord ? Comment les exploitez-vous ?

Pour les diplômes supérieurs, les méthodes et outils d'évaluation sont à relier à chaque pôle d'enseignement et souvent à exprimer au niveau stratégique, puis opérationnel.

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Conclusion critique
Qu'avez-vous appris de vos erreurs ?
Vos capacités à progresser, à apprendre par vous-même
Les retours sur investissement ROI (niveau universitaire)
Vos retours d'expérience REX.

Indiquez ce qui pourrait être amélioré et comment

Le recul critique est particulièrement important.
Le diagnostic a-t-il bien posé ? Les objectifs ont-ils été atteints ? Si non, ou seulement partiellement pourquoi ?
Le plan d'action a-t-il été efficient ? Comment le savez-vous ?
Les résultats attendus ont-ils répondu au problème ?


Ces questions sont assez représentatives des attentes du jury pour tous les diplômes accessibles par la VAE. Elles s'emboitent telles des poupées russes et s'entrecroisent les unes entre elles. Elles portent d'abord sur vos contextes (niveau macro), puis votre structure de travail (niveau méso), enfin vos missions (niveau micro), et à l'intérieur de celles-ci sur vos activités parmi les plus représentatives, puis sur les tâches les constituant.

Elles peuvent paraitre redondantes. C'est une apparence, car elles ne se situent pas toujours au même niveau. Par exemple, l'étude de l'organisation peut se situer au niveau macro : l'environnement de la structure, méso : la structuration interne, micro : votre organisation. L'ensemble doit être cohérent.
Cette hiérarchisation fait office de test de vérité pour le jury, car elle l'aide à repérer les incohérences. Raison pour laquelle le candidat doit réviser tout au long de la rédaction de son livret la logique de ses écrits.


6. Comment explorer ses activités de manière convaincante et crédible pour le jury ?

Indicateurs et points de contrôle

Le jury analyse toutes les expériences vécues en lien avec chaque composante du référentiel diplôme. Pour chacune, il évalue les niveaux théoriques, pratiques, sociaux et procéduraux nécessaires pour les mettre en œuvre, pour cela il recherche dans vos écrits des indicateurs fiables de compétence. Ces indicateurs sont pas toujours les mêmes que pour les étudiants, puisqu'en tant que professionnel vous portez la responsabilité (surtout au niveau universitaire).

Si ces vécus ne sont pas évoqués ou évoqués sans approfondissement, le jury considère qu'il y a des lacunes dans votre parcours d'expérience. En plus de toutes les preuves directes, il est donc essentiel de rassembler tous les souvenirs indicateurs significatifs de compétences. La finesse dans l'explicitation des détails apporte les preuves indirectes de la richesse des acquis issus de vos expériences. Vos écrits doivent rendre évident que ...
Concentrez-vous sur ces attentes. Lisez : posture du jury de validation des acquis de l'expérience .

Pour chaque question ou étude de cas demandez-vous : Comment prouver à l'organisme responsable...

Taxonomie des compétences Indicateurs , points de contrôle,
preuves indirectes
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Vos compétences individuelles génériques (c'est-à-dire les compétences métiers détaillées et évaluées par fonction et tâche par tâche) ?

Dans sa forme et son fond, le dossier de validation est le miroir de vos pratiques professionnelles. Le fond doit confirmer la forme et réciproquement.
A chaque étape de la VAE vous êtes dans l'exercice de votre métier. Tout fait preuve.

2

Votre culture générale et votre érudition en matière professionnelle ?

La pertinence de vos recherches documentaires, études , vos lectures professionnelles (inventoriées dans une bibliographie), vos outils de veille et benchmarking les manifestent.

3

Le niveau et la maitrise de vos connaissances pratiques , théoriques , procédurales ?
Les compétences "métier"

Il vous faut passer du niveau empirique (la manifestation exemplaire de vos acquis) au niveau théorique attendu par le diplôme (la conceptualisation de vos acquis). Annexez, les référentiels de vos formations professionnelles continues et la liste de vos ouvrages de référence.

4

Vos affinités pour le métier et le niveau de votre implication ?

L' importance (la portée), le sens et la valeur que vous donnez à toutes les composantes de vos activités en témoignent. Vous veillez à ce que le sens et la valeur soient en cohérence avec le niveau attendu par le diplôme.
L'explicitation descriptive et analytique de vos initiatives les révèleront.

5

Votre habitude et aisance à exercer vos activités ?

Les compétences "métier" qui se conçoivent bien s'énoncent clairement et les mots pour les exprimer dans votre dossier et à l'oral viennent aisément.
L'antériorité de vos acquis.

6

Votre sens et le niveau de vos responsabilités ?

La connaissance de la loi, d'une déontologie, votre perception des intérêts multiples, des enjeux et votre capacité à hiérarchiser leur importance respective en tenant compte de circonstances le signaleront.

7

Vos capacités à définir , étudier , manager , fixer des objectifs , concevoir et mener à bien un projet ?

L'exercice s'apparente à l'instruction d'un dossier de plaidoirie ou à la conception et à la réalisation d'un projet dans l'exercice de sa profession. Vous en faites le compte-rendu descriptif et analytique.

8

Votre conscience des problématiques , des enjeux , des priorités , des valeurs , des risques , des contraintes , des écarts , des garanties à prendre et à donner ?

L'explicitation détaillée de vos initiatives et vos gestions de projets (investissement, audit, changements divers), des problèmes ou des crises la fera apparaitre.

9

Votre réelle autonomie d'acte et de pensée, la portée de votre influence ?

L'évocation de vos initiatives (en lien avec chaque UE du diplôme) les feront apparaitre.
Vos études préalables aux décisions

10

La qualité de votre organisation et l'efficacité de vos méthodes ?

L'articulation de vos idées, leur hiérarchisation, la structure ordonnée et la cohérence de votre dossier les démontreront.
L'explicitation de vos acquis en matière de planification, de coordination des activités sera à exprimer.

11

Vos capacités adaptatives et créatives ?

Le récit de vos capacités à innover, améliorer, à faire face aux changements et l'originalité de votre dossier en parlera.

12

Vos capacités professionnelles en situation normale et anormale ?

L'expérience de la démarche VAE est une démarche inabituelle. Montrez vos capacités à la diriger judicieusement.

13

Votre capacité à contextualiser ? A traduire

L'analyse des circonstances et de l'impact sur vos pratiques le démontrera.
Montrez que vous évitez toutes pensées simplifiantes.

14

Vos capacités à être persuasif ?
Vos capacités à être convainquant ?

L'habileté de votre communication écrite et orale le montrera, ainsi que la qualité de votre argumentation.
La maturation des arguments.

15

votre sens de la précision ?

La rigueur et la cohérence de votre dossier, dans le fond et la forme et le soin apporté à vos descriptions le démontrera.
La démarche qualité. Calculs. Statistiques

16

Vos aptitudes à repérer les besoins et les ressources en interne ou à l'extérieur de la structure, les anticiper ?

Le fait de repérer les attentes du jury, de les étudier et d'y répondre au niveau requis les signaleront au jury.

17

Lors de vos évaluations et de vos expertises ?

La pertinence de vos analyses le montrera.

18

Le niveau de vos performances ?

N'hésitez jamais à donner des chiffres , des statistiques et à les commenter.

19

Votre capacité à expliciter ?

La précision de vos descriptions l'indiquera.
Repérer ce qu'il y a de plus signifiant dans votre parcours d'expérience, savoir l'évoquer démontre que vous êtes dans la compréhension de votre métier et que vous savez guider votre lecteur (le jury) vers cette compréhension..

20

Lors des prises et transmissions des informations
Vos capacités à collecter, organiser, traiter, produire, transmettre les informations ?
Votre communication

La richesse, la classification et la clarté des informations transmises oralement et par écrit au jury en feront foi.
Informer le jury est comme informer votre hiérarchie. Vous savez apporter les indicateurs susceptibles d'éclairer les décisions .

21

Vos qualités relationelles ? Vos capacités à intervenir face à un groupe ?

Vous le montrerez lors de votre oral de validation et en évoquant vos capacités à enrichir un réseau de contacts professionnels

22

Votre éthique professionnelle ?

La sincérité de ton, la précision de vos explications et l'évocation des textes règlementaires le prouveront.
Implication professionnelle et éthique sont souvent liées.

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votre aptitude à progresser, à tirer des leçons et à corriger convenablement ?

Pour chacune de vos études de cas, l'étude critique des résultats (retours d'expérience) obtenus le révèlera.

24

votre aptitude à transmettre vos connaissances ?

La clarté de vos explications et la qualité de la présentation de votre travail le signaleront.
La VAE est similaire à une pédagogie inversée. Vos compétences pour associer pédagogie et management ou gestion sont testées.

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vos capacités critiques , analytiques , déductives, synthétiques ?

Votre capacités à repérer le diplôme en phase avec vos acquis. Votre recul analytique et critique face à l' accompagnateur .
Votre capacité à questionner votre parcours d'expérience, à repérer les problématiques , à les poser, à les étudier et à les remédier , valorisera votre dossier.
La rigueur de vos descriptions et des raisonnements associés le démontrera.

26

la polyvalence de vos compétences ?

L'étude de vos stratégies d'adaptation face aux changements la fera apparaitre. Vous pouvez confronter vos expériences similaires acquises dans plusieurs structures.
Votre capacité à aborder un sujet sous plusieurs angles et à faire des liens entre eux doit apparaitre clairement.

27

votre recul réflexif, distanciation critique et convictions ?

Votre aptitude à problématiser et l'étude critique de vos retours d'expérience , de vos résultats, lors d'une conclusion générale les révèleront.

28

vos capacités à transposer vos compétences dans un autre secteur d'activité visé par le diplôme ?

Reliez et comparez vos expériences similaires acquises à diverses occasions et dans diverses structures.

VAE Guide Pratique s'applique à lui-même ce principe qui sous-tend la démarche VAE, être probant. C'est l'ambition de ce site internet.


7. Accompagnement à la rédaction du dossier (livret 2) de validation

Vous êtes en train de rédiger votre dossier de validation.
Quelle que soit l’avancée de votre travail, vous souhaitez une évaluation et l'avis d'un spécialiste avant de continuer ou avant de le déposer auprès de l’organisme en charge du diplôme.
Selon nous, c'est l'écrit qui doit soutenir l'accompagnement oral et non le contraire.


Que pouvez-vous attendre de ce travail de relecture critique ?

Processus :

Schéma du processus d'accompagnement à la rédaction du dossier de validation
schema-jury


• Etape 1 : Nos relances (notées en italique rouge dans le corps de votre texte) sont structurées à partir de vos écrits initiaux :

  1. Pour chaque attendu du livret (ou dossier de validation), l'explication des attentes et les grilles de lecture des jurys.
  2. Des conseils pour structurer les écrits (plans), rédiger une introduction et conclusion.
  3. L'audit des écrits au fur et à mesure de leur production grâce à un triple niveau de questionnement :
    • Le premier, pousse le candidat à l' explicitation claire, complète et ordonnée de ses situations de travail, pour rendre visible et intelligible ses compétences et connaissances théoriques, pratiques, procédurales et relationnelles rattachées au diplôme.
    • Le second, suscite le niveau d' analyse critique (la construction du sens) prescrit par le diplôme (mise en cohérence entre processus acquis et processus prescrit) et révèle le contenu des compétences transversales.
    • Le troisième, anticipe les questions du jury, suggère des travaux préparatoires.

  4. Un diagnostic sur les éventuelles lacunes et des conseils pour tenter d'y remédier,
  5. vérifier les rapports logiques entre diagnostics, enjeux, objectifs, planifications, retours d'expérience et chaque attente du diplôme. Eviter les pièges et incohérences.
  6. Une aide à l'expression écrite des compétences, éventuellement une réécriture. Un arbitrage entre exhaustivité et concision ( synthèse ),
  7. La révision de vos angles d'attaque d'une problématique, des méthodes et outils diagnostics associés.
  8. La décontextualisation de vos acquis pour exprimer les concepts sous-jacents et leur transférabilité dans d'autres circonstances et milieux.
  9. Trouver les biais pour aligner les savoirs purement théoriques du diplôme avec vos savoir-faire
  10. Les corrections orthographiques et des suggestions modifications syntaxiques, de style, de vocabulaire.
  11. Des suggestions pour documenter , améliorer, illustrer, scénariser vos écrits.
    Nous pouvons réaliser certains travaux d'illustration (schéma de processus par exemple) et d'image qui complèteront vos annexes. Les conditions tarifaires sont à débattre en fonction du degré de difficulté.

• Etape 2 : Suite à notre intervention écrite, des accompagnements téléphoniques justifiant, approfondissant ou complétant nos annotations.

Il est préférable d'enregistrer l' accompagnateur pour ne perdre aucune information.

Vous TRAVAILLEZ en COMMUN avec votre accompagnateur .

Nous nous engageons à prendre le temps nécessaire pour répondre à toutes vos questions. Nous facturons à la page et non selon le temps passé. C'est beaucoup avantageux et pertinent pour le candidat.

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Expédiez-le à cette adresse :


contactrelecture@vaeguidepratique.fr


Pour optimiser l'efficacité de notre accompagnement, nous vous proposons de lire votre dossier au fur et à mesure de l'avancée de sa rédaction. Les corrections, parfois nombreuses, sont plus facilement gérables lorsqu'elles se répartissent dans le temps et les erreurs de départ se répètent moins souvent.

Nous relisons tout ou partie de votre dossier et vous ne réglez qu'à la fin de notre prestation. Ainsi vous testez et contrôlez la validité de nos prestations.

Généralement, nous étudions les dossiers dans un délai de 5 à 9 jours selon la période l'année. Donc, prévoyez de nous contacter au moins TROIS semaines avant le dépôt de votre dossier. Ce délai est nécessaire à deux titres :

  • Quelques jours de travail pourront être indispensables pour réaménager vos écrits, les compléter en fonction des remarques et questions de votre accompagnateur.
  • Nos accompagnateurs gèrent une file d'attente. Pour chaque dossier, ils ont besoin au minimum d'une journée entière de travailpour une relecture sereine et réfléchie (davantage au niveau universitaire). Suite à nos corrections écrites, plusieurs rendez-vous téléphoniques sont indipensables.

Notre prestation n'est donc pas comparable avec celle proposée par les DAVA ou par les Universités.